Оформляем отношения с материально ответственными лицами
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформляем отношения с материально ответственными лицами». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Бессрочный ТД – это документ, в котором не прописываются и не устанавливаются сроки действия. Он считается самым популярным и востребованным. Нередко случаются ситуации, когда обе стороны продолжают сотрудничество и в результате договор становится бессрочным.
Варианты трудовых договоров
Срочный договор – это документ, который заключается на определенный срок действия. Он может иметь разный характер в зависимости от специфики работ и в зависимости от принятого соглашения. Можно выделить самые распространенные причины заключения таких договоров:
- устройство в целях практики или стажировки;
- сезонная работа;
- временное замещение отсутствующего работника;
- увеличение объемов производства на определенный промежуток времени.
Всегда ли работник виноват в ущербе?
Материальная ответственность работника возникает, только если в причинении ущерба есть его вина – умышленная или по неосторожности. Под умышленным вредом понимают осознанные направленные действия работника на причинение ущерба работодателю, а под неосторожностью – действия работника, последствия которых он не осознавал, хотя и должен был.
Материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ).
Что можно понимать под нормальным хозяйственным риском? Его толкование приводится в постановлении Пленума ВС РФ от 16.11.06 № 52. Это действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, при этом работник надлежащим образом выполнил свои должностные обязанности, проявил заботливость и осмотрительность, принял меры для предотвращения ущерба, и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей.
Выделяем случаи полной материальной ответственности
Обязательные условия наступления материальной ответственности в полном размере причиненного ущерба перечислены в ст. 243 ТК РФ и расширительному толкованию не подлежат. Это случаи:
- когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
- недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
- умышленного причинения ущерба;
- причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
- причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
- причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
- разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
- причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей;
- когда в трудовом договоре заместителя руководителя организации, главного бухгалтера есть об этом условие.
С какими работниками заключают договор о материальной ответственности
Должности работников, с которыми можно заключать договор о полной индивидуальной материальной ответственности, обозначены в специальном Перечне, утв. Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 г. Так, в перечень включены такие должности как кассир, завскладом, руководители предприятий торговли и др.
Необходимо помнить, что договор о полной индивидуальной материальной ответственности можно заключать не со всеми категориями работников (ст.ст. 242-244 ТК РФ). Такой договор не заключается:
- С работниками, возраст которых не достиг 18 лет (несовершеннолетние). Однако это не значит, что такие работники не несут никакой ответственности за уничтожение имущества или его порчу – если ущерб был причинен намеренно, в состоянии опьянения или по причине совершения преступления, правонарушения они несут полную материальную ответственность;
- Работники, которые оформлены по ГПД (например, по договору подряда). В этом случае гражданин обязан возместить компании ущерб без каких-либо дополнительных соглашений между сторонами.
Как правильно составить договор
Составление договора начинается с записи его названия, даты и места составления.
Далее идет преамбула. В ней нужно подробно указать стороны, участвующие в составлении договора — название организации, представляющее ее лицо, с одной стороны, должность, полные Ф.И.О. сотрудника, на которого возлагается материальная ответственность с другой.
Затем идет текст договора. В п. 1 можно перечислить обязанности работника по обеспечению сохранности денежных средств. Сюда можно включить обязательства вести учет, своевременно проводить инвентаризацию и т. д.
В п. 2 оговариваются обязанности компании перед работником. Сюда относятся обеспечение необходимых условий для выполнения возложенных на него обязанностей, ознакомление с инструкциями и нормативными актами и прочее.
П. 3 устанавливает, что работнику ставится в обязанность возместить ущерб предприятию, который оно получило по его вине. Но в то же время, в п. 4 необходимо снять ответственность за любой ущерб, причиненный действиями третьих сил или вследствие форс-мажора.
Договор о полной материальной ответственности главного бухгалтера: основания заключения
Основания, по которым к сотруднику могут быть применены меры полной материальной ответственности, установлены трудовым законодательством. В результате подписания трудового договора с пунктом о полной ответственности, сотрудник вынужден будет в полной мере компенсировать нанимателю прямой материальный ущерб. Требовать от работника выплаты суммы, полностью покрывающий убытки, можно только в следующих случаях (перечисленные ниже обстоятельства автоматически предполагают заключение договора о полной материальной ответственности):
- если в штатном расписании компании упомянуты профессии, которые внесены в список работ, установленный на законодательном уровне;
- если на работу принимались определенные категории совершеннолетних сотрудников;
- трудовые обязанности и категории сотрудников имеют отношение к обслуживанию или применению в работе ценностей (денежных и/или товарных) или другой собственности работодателя.
Профессия бухгалтера не подразумевает заключения с ним трудового договора о полной материальной ответственности, поэтому предлагать просто бухгалтеру подписать подобное соглашение – нарушение закона.
Можно ли привлечь сотрудника к материальной ответственности без договора
ТК устанавливает, что привлечь работника к материальной ответственности можно только в пределах его среднего заработка за месяц, за исключением предусмотренных иных случаев.
К такого рода иным случаям относятся:
- Если ТК либо федеральные законы на работника накладывают полную материальную ответственность за ущерб, причиненный во время работы;
- Если обнаружена недостача по ценностям, которые были ему переданы на основании письменного договора или разового документа;
- Если он причинил ущерб умышленно;
- Если он причинил ущерб в алкогольном или наркотическом опьянении;
- Если ущерб был причинен в результате преступных действий, которые установил суд;
- Если ущерб произошел при разглашении государственной, коммерческой или иной тайны, когда это предусмотрено законами;
- Ущерб был причинен из-за неисполнения работником обязанностей.
Внимание! Таким образом, отсутствие договора о материальной ответственности является фактически отказом работодателя от взыскания с работника полного размера ущерба. В этой ситуации удастся привлечь его к ответственности только в пределах месячного среднего заработка.
Порядок возмещения ущерба
Работник может компенсировать ущерб самостоятельно, руководствуясь письменным соглашением. При отказе от добровольного возмещения взыскание производится на основании постановление суда, либо распоряжения администрации организации, если сотрудник продолжает трудовую деятельность на предприятии.
Существуют условия для возмещения:
- урон реален;
- вред наносится одним участником трудового соглашения другому;
- вина сотрудника доказана. Это не относится к ситуации, если проблема возникла из-за источника повышенной опасности, за который отвечает администрация предприятия;
- подтверждены причинно-следственные связи между деятельностью или бездеятельностью специалиста и происшествием, повлёкшим урон;
- отсутствуют смягчающие обстоятельства, позволяющие снять ответственность с работника.
Дополнительная документация
Стоит отметить, что прежде чем подписать соглашение о финансовых обязательствах, сотрудник должен быть ознакомлен с некоторыми дополнительными документами:
- акт инвентаризации, с помощью которого можно будет доказать недостачу в случае ее возникновения. Вспомогательным документом может быть так называемый акт материальной ответственности, бланк которого можно скачать здесь и который фиксирует ценности препорученные работнику в согласии с его обязанностями;
- протоколы, определяющие правила работы с имуществом и материальными средствами организации;
- должностная инструкция;
- локальные акты предприятия, регламентирующие особенности работы с материальными средствами организации.
Кроме того, лицо, на которое возлагаются финансовые обязательства, знакомится с номенклатурой ценностей и порядком учета и хранения принятых средств.
Трудовое законодательство подробно регламентирует условия наступления долговой ответственности работника перед нанимателем, а также все нюансы наложения финансовых обязательств.
При правильном применении данных правовых норм работодатель сможет избежать дальнейших проблем и судебных исков от работника.
Пределы материальной ответственности
Материальная ответственность работника может быть ограниченной или полной.
Пределы материальной ответственности работника установлены ст.241 ТК РФ и ограничены размером его среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. Что это означает на практике?
В том случае если размер ущерба превышает среднемесячный заработок работника, то работник обязан возместить только ту его часть, которая равна его среднему месячному заработку (например, решение Веневского районного суда от 28.05.2018 г. №2-168/2018).
При этом правило об ограниченной материальной ответственности работника в пределах его среднего месячного заработка применяется во всех случаях, кроме тех, в отношении которых ТК РФ или иным федеральным законом прямо установлена более высокая материальная ответственность работника, в частности полная материальная ответственность.
Полная материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в определенных случаях (ст.243 ТК РФ). Например, когда на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей, умышленного причинения ущерба, причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, в результате преступных действий работника, установленных приговором суда, в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом (п.4 Постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 г. №52, письмо Роструда РФ от 19.10.2006 г. №1746-6-1).
То есть при полной материальной ответственности работник должен полностью возместить компанию всю сумму причиненного ущерба (ст.242 и 243 ТК РФ).
Дефекты договора о материальной ответственности
Еще одним случаем отказа о взыскании убытков являются дефекты заключенного договора о материальной ответственности с работником (Определение ВС РФ от 20.08.2018 г. №5-КГ18-161).
Например, работодателем не была соблюдена типовая форма договора о коллективной материальной ответственности. Так, в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности, утв. Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 г. №85, указаны работы: по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации).
С кем заключают договоры о полной материальной ответственности
Должны выполняться три условия:
— Человеку есть 18 лет;
— Он непосредственно работает с деньгами и товарами. Непосредственно — значит, берёт в руки деньги, стоит за прилавком с товарами или развозит заказы.
— Должность или выполняемая работа есть в перечне в Постановлении Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85. Поэтому важно правильно называть должность в штатном расписании и трудовом договоре.
Популярные должности из перечня:
- кассир;
- администратор в торговле, общепите, гостиницах;
- продавец;
- товаровед;
- мастер строительных и монтажных работ;
- заведующий складом;
- кладовщик;
- экспедитор.
Популярные работы:
- приём платежей;
- отпуск товаров и услуг;
- отпуск материальных ценностей со склада;
- доставка грузов.
Если в перечне нет подходящей должности или работы, оформлять полную ответственность нельзя. Например, охранников Минтруд не упоминает. Договор с ними не имеет юридической силы.
Директора и главного бухгалтера нет в перечне, но они тоже несут полную ответственность. Нужно только включить пункт в трудовой договор — ст. 243 ТК РФ.
ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ПРИ ЗАКЛЮЧЕНИИ ДОГОВОРА
В соответствии с п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» проведение инвентаризации обязательно, в том числе в следующих случаях.
Словарь кадровика Под недостачей понимается неполное наличие материальных и денежных средств, обнаруженное в результате контроля, ревизии
Случай 1. Смена материально ответственных лиц.
Случай 2. Выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.
Случай 3. Стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями, и др.
После заключения договора о полной материальной ответственности необходимо провести инвентаризацию вверяемого работнику имущества, в ходе которой проверить и документально подтвердить его наличие, состояние и оценку. Нарушение этой обязанности может работодателю «дорого стоить».
ООО «В» обратилось в суд с исковым требованием к М., ранее работавшему в должности начальника производственного участка, о возмещении материального ущерба. Недостача образовалась в связи с тем, что М. не обеспечил сохранность складированных товарно-материальных ценностей. Подтверждая свое требование, работодатель сослался на заключенный с М. договор о полной материальной ответственности, поскольку в соответствии с должностной инструкцией начальника производственного участка, с которой он был ознакомлен, одной из его функций было обеспечение сохранности складируемых товарно-материальных ценностей, которые передавались ему в процессе его работы. Недостача материальных ценностей была обнаружена в результате проведенной инвентаризации, что подтверждается составленной инвентаризационной описью. По мнению работодателя, М. не предпринял достаточных мер к сохранности вверенного ему имущества. В результате его бездействия материальные ценности были утеряны.
В судебном заседании было установлено, что работодатель правомерно заключил с М. договор о полной материальной ответственности.
Однако работодателем был нарушен порядок передачи материальных ценностей работнику. При заключении договора о полной материальной ответственности с М. инвентаризация товарно-материальных ценностей, имеющихся в наличии у работодателя, не проводилась. Это не позволяет сделать безусловный вывод о том, какое имущество, какой стоимостью и в каком количестве вверялось материально ответственному лицу М.
Работодателем было нарушено требование ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» об обязательном проведении инвентаризации в случае смены материально ответственных лиц.
Судом установлено, что инвентаризация товарно-материальных ценностей была произведена по истечении месяца после увольнения М. с работы. Инвентаризация проводилась без участия материально ответственного лица, причина образования недостачи истцом не определена. Работодатель не представил доказательств, подтверждающих вину ответчика в причинении прямого действительного ущерба.
Как видим из приведенного примера, заключения договора о полной материальной ответственности за недостачу вверенных ценностей не всегда бывает достаточно. Необходимо выполнение работодателем обязанности по передаче материальных ценностей работнику после заключения этого договора и проведение инвентаризации при прекращении трудового договора с работником. Невыполнение этих требований влечет необходимость для работодателя доказывать вину работника в образовавшейся недостаче, что представляется крайне сложным, поскольку не определены ценности, передаваемые работнику после заключения договора о полной материальной ответственности, и ценности, передаваемые им при увольнении.
В Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания), установлены общие правила проведения инвентаризации. К ним, в частности, относятся: создание в организации постоянно действующей инвентаризационной комиссии; утверждение руководителем персонального состава комиссии (представителей работодателя, работников бухгалтерской службы, других специалистов — инженеров, экономистов, техников и др.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, составленные не менее чем в двух экземплярах.
Обратите внимание! Нарушение правил проведения инвентаризации может быть основанием для освобождения работника от полной материальной ответственности
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Это требование определяет, что работодатель должен проинформировать работника о дате проведения инвентаризации. Составленные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.
В Методических указаниях подчеркивается, что по окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения с обязательным участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц и обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.