Методы уничтожения и восстановления бумажных документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Методы уничтожения и восстановления бумажных документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Если на бухгалтерские документы установлен срок хранения 10 лет, то они относятся в документам текущего характера и архивный фонд организации включаться не должны. На протяжении 10 лет они хранятся в одном из структурных подразделений компании, в после окончания данного срока подлежат уничтожению. (Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015).

Составление акта об уничтожении документов

При составлении акта на уничтожение документов не существует строгого стандарта его оформления. Акт можно составлять в свободной форме, или используя образец того или иного предприятия.

В независимости от выбранного варианта оформления акта, он всегда имеет одинаковую структуру:

• Документ начинается с шапки, которая содержит название организации.
• Далее отдельно фиксируются члены комиссии.
• Составляется специальная таблица или простой список, в котором перечисляются все подлежащие утилизации бумаги.
• Если объем бумаг очень большой, их необходимо поделить по категориям и вносить в бланк в виде отдельных позиций.
• В акте можно зафиксировать вес или объем уничтожаемой документации.

После составления акта необходимо, чтобы комиссия и руководитель организации поставили в нем свои подписи.

Причины утери документации

В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).

Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

• справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
• уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
• справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
• документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
• иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Уничтожение документов шредером

При офисном уничтожении документов восстановить бумаги позволяет инновационная технология Unshredder. Путем сканирования и компьютерной графики программа формирует фрагменты или полоски в единое целое. Наиболее простое решение — использование промышленного шредера, оснащенного блок-контейнером объемом 13-300 л, машинка одновременно уничтожает 7…85 листов шириной 210…450 мм. Класс секретности — S1…S6.

Степень производительности определяет выбор портативных, стационарных офисных и высокомощных промышленных приборов для уничтожения документов, правильно подобранный аппарат позволит измельчить бумагу требуемым способом:

• продольную нарезку узких полос длиной листа;
• поперечное измельчение документов в крошку;
• нарезку бумаги по параметрам, заданным на экране шлифмашины;
• уничтожение документов из плотной бумаги.

Соберите бумаги в опечатанный контейнер (металлический, пластиковый, картонный) со шредер-мешком. В назначенное время специалист прибудет для изъятия и транспортировки бумаг в переработочный цех или проведет утилизацию на вашей территории, подтвердит действия Актом. Остатки утилизированных бумаг подлежат смешению, прессованию под высоким давлением и отправке на целлюлозные фабрики Москвы (типа ООО «Старстеп») для переработки сырья.

Какие документы лучше сохранить!

Существуют обстоятельства, когда не стоит избавляться от документов даже с истекшим сроком. Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:

• документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство;
• финансовые документы, если в компании регистрировался убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.

Бухгалтерские документы имеют свои особенности касательно сроков хранения. Несмотря на то, что законодательно их уничтожение регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»:

• все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет (ст.23 НК РФ);
• первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ).

Инструкция по заполнению акта

1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
2. В основную часть акта вписывают
   • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
   • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
   • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Восстановление бумажных документов

Насколько надежны методы уничтожения, можно ли восстановить то, что, казалось бы, уже полностью утрачено? Опыт показывает, что можно, и в ряде случаев — довольно успешно.

Восстановление документов — всегда достаточно длительный, трудоемкий и недешевый процесс, поэтому к нему прибегают только при наличии веских оснований. Такими основаниями могут быть, например, важность соответствующих материалов для судебного разбирательства или расследования, их культурно-историческая ценность, или простой экономический расчет, что восстановление документов обойдется дешевле, чем получение их заново.

Методы восстановления зависят от вида полученных повреждений или использованного способа уничтожения. Большое значение имеют как финансовые, так и технические возможности организации.

Третий комментарий к статье 284 УК РФ

1. Под утратой документов, содержащих государственную тайну, а равно предметов, сведения о которых составляют государственную тайну, понимается такой противоправный выход их из владения данного лица, вследствие которого они стали достоянием посторонних лиц и наступили тяжкие последствия. К документам относятся текстовые и графические материалы, исполненные типографским, машинописным способом или от руки (чертежи, планы, типографские карты, приказы, директивы, ведомости, акты, обзоры и т.п.), в которых содержатся сведения, составляющие государственную тайну. Документ — это акт, имеющий реквизиты: гриф секретности, регистрационный номер органа государственной власти, предприятия, учреждения или организации, осуществивших засекречивание, особый порядок хранения, перемещения, выдачи и работы. Предметы, сведения о которых образуют государственную тайну, — это различные материалы и изделия, несущие в себе информацию указанного вида. К ним относятся: закрытые образцы техники и вооружения, шифры, коды, негативы, фотоснимки и т.п.

2. С объективной стороны преступление включает в себя совокупность трех признаков: а) деяние, связанное с нарушением установленных правил обращения с документами (предметами); б) выход документов (предметов) из владения данным лицом, вследствие чего наступили тяжкие последствия; в) причинную связь между деянием и наступившими последствиями. Правила обращения с документами регламентируются законами и подзаконными актами (инструкциями, положениями, наставлениями). Нарушения правил выражаются: в работе с документом в неустановленном месте (например, дома), неопечатывании сейфа, нарушении правил передачи его другим лицам и т.п. Документ считается вышедшим из владения (утраченным), если его нет ни в месте постоянного хранения, ни у конкретного исполнителя, которому он был выдан. Между фактом нарушения правил обращения с документом (предметом), содержащим государственную тайну, и его выходом из владения и наступлением тяжких последствий должна быть непосредственная причинная связь. Если документ хотя и утрачен, но факт его выхода из владения и наступление тяжких последствий не находятся в причинной связи с имевшим место нарушением правил обращения с ним, то состав преступления отсутствует . ——————————— Например, если сейф, в который проникли преступники, хотя оказался неопечатанным, но изъятие документов произошло путем вырезки окна в нем автогенным аппаратом, — налицо отсутствие причинной связи, а следовательно, оснований для квалификации по ст. 284 УК.

Как показывают материалы практики, нарушения чаще всего связаны с тем, что лицо работает с документами в неустановленном для этого месте, в ненадлежащее время, не соблюдает правила и порядок их хранения, пересылки, передачи из рук в руки, уничтожения, ознакомления с ними других лиц и т.п. Например, Ч., находясь в служебной командировке в другом городе, в нарушение действующих правил носил по городу в сумке находящиеся при нем 12 совершенно секретных документов. Зайдя в телефонную будку, чтобы позвонить, Ч. забыл в ней сумку вместе с документами. Документы были найдены только на следующий день, в другом месте города, что привело к ознакомлению с ними посторонних лиц и наступлению тяжких последствий. Понятие тяжкого вреда давалось применительно к ст. 283 УК. Если тяжкие последствия при утрате не наступили, то состав преступления отсутствует. Виновный должен нести административную или дисциплинарную ответственность.

3. Субъективная сторона преступления характеризуется неосторожной формой вины. Вместе с тем по отношению к факту нарушения правил обращения с документами вина может быть в форме и умысла, и неосторожности. По отношению же к наступившим последствиям вина может быть только неосторожной (в виде легкомыслия или небрежности).

Акт на уничтожение документов

Утилизация архивных документов с истёкшим сроком хранения требует составления двух актов. Первый акт идёт на выявление документов для утилизации, второй — на их фактическое уничтожение

Оба составляются в свободной форме, но должны включать следующие данные:

• перечень документов, которые планируется утилизировать;
• причины, побудившие комиссию принять подобное решение;
• даты и номера документов;
• способ утилизации бумаг;
• подписи членов комиссии, принявших решение об уничтожении.

Утилизация документов

Закон прямо не указывает, как утилизировать документы с истёкшим сроком хранения. Комиссия самостоятельно выбирает приемлемый порядок уничтожения старых дел. Вариантов может быть несколько:

• обратиться к стороннему исполнителю;
• использовать шредер (уничтожитель бумаг) и обрезки утилизировать;
• сжечь старые дела, акты и бумаги.

Последний способ избавления от документов с истекшим сроком хранения неудобен, поскольку требует специально оборудованного места, соответствующего требованиям противопожарной безопасности. Далеко не все компании могут это обеспечить, а сжигать бумаги подручными средствами далеко не безопасно и ещё к тому же может привести к санкциям контролирующих служб.

После применения шредера остаются обрезки документов, которые тоже надо как-то уничтожить. Обращение в сторонние организации чревато утечкой информации, поскольку конфиденциальные документы попадут в посторонние руки. Поэтому утилизировать документы нужно в присутствии члена комиссии или иного ответственного сотрудника.

Использовать другие способы утилизации стоит при условии, что:

1. документы будут уничтожены полностью, без остатка;
2. не нарушаются нормы законов;
3. не наносится вред окружающей среде.

Основания для уничтожения документов

Документооборот – это движение всех документов в бухгалтерии со дня поступления до конечного исполнения, или подшивки их в дело и сдачи в архив на хранение. Бухгалтерская документация отражает все расходы и доходы фирмы.

В передвижении участвуют несколько видов документов:

1. Официальные бумаги, которые созданы в данной организации, двигаются только в рамках ее и хранятся здесь же.
2. Документы, разработанные в данной фирме, предназначенные для других фирм, подрядчиков. Их называют исходящими.
3. Входящие, то есть разрабатываются другой компанией и должны храниться в деле получаемой организации.

Каждый документ в процессе работы предприятия подвергается ряду действий:

• Передача от иного лица в бухгалтерию, или разработка в ходе хозяйственной операции;
• Обработка каждого бухгалтером, то есть принятие, заполнение, разноска по счетам, если такое возможно;
• Проверка оформления и заполнения вышестоящей организацией;
• Сдача на хранение.

Бухгалтерские документы составляют больше половины всего объема документооборота на предприятии. Рассмотрим подробнее какие существуют правила хранения такой документации.

В последнее время очень распространен электронный документооборот. Бухгалтеру нужно помнить, что файлы, содержащие в себе тот или иной документ, или заархивированную базу программных продуктов, так же подлежат длительному хранению.

На все виды документов, которые нужно хранить какое-либо время, распространяются следующие регламентированные и нормативные документы, определяющие правила и сроки хранения в архиве:

1. ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», от 22 октября 2004 г.
2. Решение Росархива от 06 февраля 2002 г, которое определяет правила хранения бланков в архиве.
3. Статьи 24, 23, 89 налогового кодекса РФ, определяющие сроки хранения.
4. Приказ Министерства культуры РФ № 558, от 25.08.10 г.

Вся документальная база, которая требует долгого хранения, может быть разделена на группы:

• Первичная, к которой можно отнести формы по учету основных производственных фондов, товарно-материальных ценностей, по начислению заработной платы;
• Отчетные документы, то есть конечные выходные формы сдачи отчетности в пенсионный фонд, соцстрах, налоговую. К отчетности можно также отнести акты ревизорских и аудиторских проверок;
• Информационные сведения об организации, то есть это учетная политика, которая включает документы, регламентирующие ведение бухучета, кадровой работы, составление и оформление документооборота на предприятии.

Такие сведения хранятся различное время, так как в процессе деятельности фирмы работники бухгалтерии часто прибегают к ним, чтобы воспользоваться информацией, содержащейся в них.

Причина хранения	Сроки
Для целей бухучета	Не менее 5 лет. На обложке дела обязательно указывается месяц и год отработанных документов
Для целей налогового учета	Согласно налоговому кодексу, такие документы хранят от 4 лет и более
Все остальные документы, подтверждающие работу организации	На протяжении всего периода работоспособности фирмы

Что же касается в разрезе каждого документа? Каковы же сроки хранения документов?

Уголовная ответственность

Уголовная или административная ответственность руководителя или главного бухгалтера за пропажу (несохранность) документов наступает лишь в строго определенных законом случаях. Следует иметь в виду, что документы организаций, образовавшихся при приватизации, являются государственной собственностью. А следовательно, за их утрату, как и за похищение, повреждение, сокрытие или уничтожение официальных документов, предусмотрена уголовная ответственность в соответствии со статьей 325 Уголовного кодекса РФ. Таким образом, законодательство устанавливает срок и условия хранения документов, составляющих архивный фонд, а также порядок их уничтожения. Контроль за сохранностью документов, относящихся к архивному фонду, осуществляют органы управления архивным делом. В соответствии с нормативными актами субъектов Российской Федерации в большинстве регионов в случае нарушения архивного законодательства уполномоченные органы вправе налагать административное взыскание на организации в виде штрафа. Органы управления архивным делом вправе также обращаться с соответствующими запросами в органы прокуратуры. Однако возбуждение уголовного дела или производства по административным правонарушениям по основанию пропажи (несохранности) документов возможно лишь в строго ограниченных случаях.

Выделение бухгалтерских документов на уничтожение и методы их утилизации

Документы бухгалтерского и налогового учета являются документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение, а впоследствии и своевременное уничтожение. Это возможно лишь при соблюдении сроков хранения и порядка уничтожения документов. Разбираемся в особенностях законодательства и изучаем поэтапную процедуру выделения дел к уничтожению.

Как определить сроки хранения бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы составляют до 80 процентов от общего документооборота организации. Архивное хранение, а также своевременное уничтожение бухгалтерских документов – актуальная задача для многих бухгалтеров. В основе правильного уничтожения документов лежит знание требований законодательства, касающихся порядка и сроков хранения бухгалтерской документации.

Обращаем ваше внимание, что в соответствии со статьей 5 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что хранение документов относится как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

Способы уничтожения документов

Если вы приняли решение о физическом уничтожении дел, то вам следует помнить:

• нормативно правовые акты, которые регламентируют порядок уничтожения документов на бумажном носителе;
• нельзя избавляться от документов, связанных с прошедшими или предстоящими судебными разбирательствами;
• при утилизации потерявших актуальность документов, нужно строго следить за конфиденциальностью всей находящейся в них информации;
• любые копии уничтожаемых документов, также подлежат утилизации.

Когда документация находится на бумажных носителях, то ее можно уничтожить несколькими способами:

• использовать шредер в промышленных масштабах;
• применять химические вещества;
• использовать метод сжигания (у крупных компаний, с большим объемом макулатуры, данная процедура проводится на специализированных площадках на лицензируемом оборудовании).

Уничтожение электронной документации

С развитием компьютерных технологий, появилась тенденция, хранить документацию в электронном виде на компьютере или в облачном хранилище. Доля такого способа хранения данных очень велика. Электронный документооборот, также как и бумажный, нуждается в правильном хранении и своевременной отчистки от потерявших актуальность бумаг, как и передача на утилизацию бумажной макулатуры.

В настоящее время, законом не регламентируется разница в каком виде хранится документация (ст.5 федерального закона – 125). В случае необходимости уничтожения старых документов, порядок действий идентичен тому, как списывается информация, хранящаяся на бумажном носителе.

Правда имеются определенные особенности:

• правило гласит, что при уничтожении любого документа, подлежит утилизации и носитель этого документа (диск, карта памяти);
• в случае, когда документ храниться на жестком диске стационарного компьютера или ноутбука, обычное перемещение файла в корзину или нажатие клавиши «delete» не гарантирует его полного уничтожения. Как показывает практика, даже по прошествии 8 циклов уничтоженные файлы подлежат восстановлению по «магнитному эху» (по ГОСТам Пентагода, процедура имеет место быть даже через 50 циклов).

Из-за этого, для полного уничтожения ненужного файла требуется либо продолжительная перезапись, либо уничтожение непосредственно жесткого диска (способов много: электромагнитное излучение, применение химических средств, физическое уничтожение). Только в этом случае есть уверенность, что документы ликвидированы полностью и третьим лицам не удастся их заполучить.

Похожие записи:

• Как выселить соседей алкоголиков?
• Как долго регистрируют право собственности на квартиру?
• Заполнение трудовой книжки перенос на другую страницу