XYZ-анализ в бизнесе: как узнать, сколько товара должно быть на складе

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «XYZ-анализ в бизнесе: как узнать, сколько товара должно быть на складе». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Работая с большим массивом данных при подготовке данных к прогнозу, необходим индикатор, который будет подсказывать, на какие временные ряды в первую очередь стоит обратить внимание. В качестве индикатора вы можете использовать «коэффициент вариации» или XYZ анализ.

Как пользоваться информацией, которую дал XYZ-анализ

По завершении XYZ-анализа мы видим товары с самым стабильным спросом, середнячков по этому параметру и аутсайдеров. Информация о том, к какой группе относится товар — основа для принятия решений.

Товары из группы X — те самые, ради которых к вам идет основной поток покупателей. Поэтому они обязательно должны быть на прилавке/складе.

В группе Y собрались середнячки. Их присутствие на складе и прилавке остается на усмотрение руководителя. Закупать в таком количестве, как лидеров по спросу, нет смысла. На них спрос тоже есть, но погоды он не делает.

А вот от группы Z можно и отказаться или поставлять попавшие в нее товары по предзаказу. Спрос на этот товар случайный.

Вне зависимости от того, применяем ли мы только XYZ- или оба вида анализа, необходимо помнить — у XYZ-анализа есть подводный камень.

XYZ-анализ. Границы/интервалы категорий.

Границы категорий для каждой из группы анализа могут быть разными и зачастую определяются экспертным путем. Чаще всего, в различных источниках, приводят в пример следующий вариант:

1. Если коэффициент вариации какой-либо продукции находится в пределах от 0% до 10%, то данная продукция входит в категорию X
2. Если коэффициент вариации находится в пределах от 10% до 25%, то данная продукция входит в категорию Y
3. Если коэффициент вариации от 25% и выше, то данная продукция входит в категорию Z

Однако, по моему опыту, в производстве с большими объемами, ассортиментом и клиентской базой, использование таких интервалов может быть необъективным: на продажи очень сильно влияют различные трейд-маркетинговые активности (промо, листинги), а также нестабильные заказы от экспортных или крупных оптовых клиентов, продукция для которых делается под заказ. В следствие этого, продукции категории X будет очень мало (или вообще не быть).

Для примера, я провел XYZ-анализ ассортимента одного производственного предприятия, которое специализируется на молочной продукции с еженедельными отгрузками до 1200 тонн и с ассортиментом более 300 SKU. Во время анализа, я использовал границы категорий, которые я привел в пример выше, и результат вышел печальный: позиций категории X — 0%, категории Y — 7%, категории Z — 93%. А это означает, что под контролем нужно держать практически все имеющиеся позиции, что является довольно сложной задачей.

Такая ситуация на крупных производствах будет довольно частой, и поэтому, предлагается установить границы категорий менее строгими:

1. Для категории X установить границы от 0% до 30%.
2. Для категории Y установить границы от 30% до 50%
3. Для категории Z установить границы от 50% и выше

Проведя расчеты с такими границами для того же самого предприятия, ситуация выглядит немного лучше: позиций категории X — 12%, категории Y — 11%, категории Z — 77%. Да, все равно все не очень хорошо, однако теперь список максимально нестабильных номенклатур немного меньше, и мы можем работать с ним более качественно.

Данные границы — это всего лишь рекомендация. Повторюсь, границы категорий лучше всего определять экспертным путем, то есть самостоятельно, основываясь на особенностях того или иного предприятия и на своем собственном опыте работы в этом предприятии.

Коэффициент вариации в Excel и Open Office

Коэффициент вариации можно достаточно легко рассчитать в Excel. Несмотря на то, что в нём нет стандартной функции для расчёта CV, но зато есть функции позволяющие рассчитать стандартное отклонение (СТАНДОТКЛОН) и среднее значение (СРЗНАЧ). Сначала используйте функцию стандартного отклонения, затем вычислите среднее значение, а после этого разделите ячейку, содержащую стандартное отклонение, на ячейку содержащую среднее значение.

В Open Office данный показатель рассчитывается аналогично. Функция стандартного отклонения здесь — STDEV, а функция среднего значения — AVERAGE.

Давайте рассмотрим пример расчёта коэффициента вариации в Open Office. Предположим, что у нас есть три потенциальных объекта для инвестиций — объект А, объект Б и объект В. Прибыль по каждому из этих проектов за последние 6 лет занесена в таблицу представленную ниже:

Давайте рассчитаем значение CV для каждого из этих объектов. Начнём с расчёта стандартных отклонений. Для этого применим к ряду значений прибыли отдельно по каждому объекту функцию STDEV:

Аналогичным образом рассчитаем среднее значение для каждого ряда данных:

Наконец рассчитаем CV. Для этого разделим полученные значения отклонений на средние значения. В результате получим следующую таблицу:

Очевидно, что из всех представленных объектов инвестиций предпочтительным будет объект Б имеющий наименьшее значение коэффициента CV.

Учимся правильно проводить XYZ-анализ

За информационную базу для проведения XYZ-анализа берутся данные статистики продаж за исследуемый период. Стоит помнить, что XYZ-метод чувствителен к сезонным колебаниям, поэтому, когда выбирается анализируемый период, стоит учитывать этот факт, иначе анализ потеряет смысл и покажет неточные результаты.

Алгоритм проведения XYZ-анализа состоит из четырех этапов:

1. Для анализируемых товаров определяется коэффициент вариации, который определяется следующим образом: рассчитывается среднеквадратическое отклонение количества товаров, а затем делится на среднее арифметическое значение. Полученная величина измеряется в процентах и показывает изменения объемов продаж по каждому товару за рассматриваемый период.

Этапы проведения XYZ-анализа

При выполнении исследования придерживайтесь такой последовательности шагов:

• выберите перечень товаров для анализа. Лучше исследовать основной товарный ассортимент. В него входят позиции, продающиеся не реже 2 раз в неделю. Но также это может быть весь ассортимент торговой точки или отдельная товарная группа. Сезонную, элитную, новую или отсутствующую на складе продукцию исследуют отдельно;
• определите временной интервал, для которого будете рассчитывать стабильность спроса отдельных товарных позиций. Это может быть день, неделя, месяц, квартал;
• установите временной диапазон для анализа. Для понимания полной картины следует использовать продолжительный период – полгода, год;
• внесите первичные данные о продажах в таблицу документа в формате Excel;
• определите коэффициент вариации. Он измеряется в процентах и показывает, как менялся объем продаж от месяца к месяцу. Для расчетов используйте формулу СТАНДАРТОТКЛОНП ()/СРЗНАЧ(). В скобках укажите диапазон ячеек с данными уровня сбыта;
• отсортируйте товарные позиции по трем категориям согласно коэффициенту вариации: X (0–10 %), Y (10–25 %), Z (более 25 %).

Анализ складских запасов ABC/XYZ: зачем нужен

Торговая организация из месяца в месяц закупает примерно одни и те же товары. Одни продаются слету. Другие пылятся на полках витрин и заполоняют складские помещения.

Производственное предприятие сменило техпроцесс. Из-за этого потребность в одном из материалов сократилась в разы. Но снабжение им продолжается в прежнем объеме.

И тот, и другой пример говорят о неэффективных контроле и управлении запасами. Кажется, это же очевидно:

• не покупай то, что плохо продается;
• не бери то, в чем нет надобности.

Все верно. Да только, когда ассортимент товаров и материалов исчисляется сотнями или даже тысячами, то отследить подобные вещи бывает непросто. На помощь приходит комплексный инструмент – анализ АВС/XYZ. Его несомненное преимущество – несложность сбора информационной базы и простота проведения. Причем применение Excel облегчает задачу в разы. А вот результаты, которых можно достичь, если сочетать расчеты с последующими управленческими решениями на их основе:

• выявить запасы-лидеры в обращении и те, что имеют тенденцию пролеживать на складах. В сочетании с их вкладом в доходы/прибыль понять, как с последними работать дальше;
• избавиться от явных неликвидов и тем самым оптимизировать складские затраты, а еще вернуть в оборот деньги от их продажи пусть даже по символической цене;
• формализовать внутренний контроль в сфере запасов за счет выделения девяти групп. Для каждой из них применить свой подход с точки зрения закупок и стимулирования сбыта/потребления.

Чтобы провести анализ, потребуются:

• для товаров – отчет о продажах;
• для материалов – о списании в производство.

Вот еще несколько советов по исходной информации:

• отчеты нужны в разрезе номенклатурных позиций;
• хорошо, чтобы кроме рублевых значений были данные еще и в натуральных величинах. Это повысит точность результата для XYZ-методики;
• для XYZ понадобятся данные за несколько периодов. Например, за год, но в помесячном разрезе или поквартальном. Чем короче период и чем их больше по количеству, тем надежнее итог вычислений;
• отличной заменой специальных отчетов о продажах и списании в производство являются карточки счета из программы 1С. Для товаров по 41-му, для материалов по 10-му. Сформируйте их с развернутой аналитикой и смотрите в кредитовый оборот. Именно там отражается выбытие ценностей.

Этап 3. Комплексный АВС/XYZ-анализ: что показывает

В объединении результатов, которые получили по двум группировкам. Совместно они дают девять разных вариантов. У каждого – свои уникальные характеристики. А, значит, особенные выводы и решения, его сопровождающие.

Смотрите подробности в таблице.

Таблица 5. Как характеризуются группы товаров по методу АВС/XYZ

Группа	Характеристика
АХ	Это товары – флагманы реализации, которые всегда должны быть в наличии. Они одновременно: · формируют значительную долю выручки компании; · отличаются стабильными продажами; · возможно, дорого стоят. Объемы закупок по ним планируйте, почти вровень ориентируясь на реализацию. Так получится на отвлекать лишние средства из оборота. Особенно актуально для недешевых запасов
AY	Товары группы отличаются нестабильными продажами, но значимо участвуют в создании дохода компании. Закупки по ним планировать сложнее, чем по группе АХ. К процессу подходите с особой тщательностью, так как, возможно, это дорогостоящие запасы. Значит, высок риск «обескровить» денежный оборот, если приобрести их с излишком, а потом попасться на нескорых продажах. Если они взаправду дороги по цене, тогда организуйте тщательный контроль за ними в местах хранения. Дороговизна и долгое лежание на складе могут привести либо к хищениям, либо к утрате потребительских свойств. Все это – прочие расходы организации
AZ	Либо очень дорогие товары с крайне нестабильной реализацией, либо дешевые, но покупаемые условно раз в год большим оптом. Наличие подобных запасов нежелательно. В них на долгое время «омертвляются» деньги предприятия. Совет: выводите группу AZ из ассортимента либо работайте с ней исключительно под заказ от покупателя
ВХ	Сюда попадают активы, которые стабильны в продажах, но: · либо не столь дороги; · либо спрос на них не является массовым. Как и АХ легко планируются исходя из фактических объемов реализации. Складской контроль за ними может быть несколько ослаблен ввиду невысокой стоимости
ВY	Это также либо недорогие, либо продающиеся в небольших объемах товары. Количество продаж существенно разнится от периода к периоду. Из-за такого затрудняется процесс планирования закупок, растет риск затаривания складов, порчи и хищений за время долгого хранения
ВZ	Продаются от случая к случаю. Хотя и обеспечивают предприятию около 15% выручки, но из-за непредсказуемости сбыта, возможно, их лучше вывести из ассортимента
СХ	Дешевые, но постоянно покупаемые товары. Планируйте их приобретение вровень с реализацией. Еще можете ослабить складской контроль ввиду низкой стоимости
СY	Недорогие и нечасто продаваемые товары. Отвлекают деньги из оборота, занимают место на складе и почти не приносят дохода. Лучшее решение: вывод из ассортимента
СZ	Ценности, по которым ситуация еще хуже, чем с CY, так как пролеживание на складе может быть очень долгим. Самая проблемная группа товаров, поэтому от нее лучше избавиться
Примечание: под ослаблением складского контроля мы понимаем, например, перенос на склад, который не оборудован системой видеонаблюдения или пожарной сигнализацией, в котором нет сейфов или закрытых шкафов, круглосуточной охраны и т.п.

Определимся с периодом анализа

Стандартно за период анализа берут 12 месяцев. Это связано с тем, что продажи многих товаров имеют сезонность, и чтобы учесть все возможные колебания, берут период, захватывающий все времена года.

Однако, этот подход достаточно спорный для управления складскими запасами. Если ваша компания не заполняет склад на год вперед, то период анализа 12 месяцев будет не очень показательным.

Поэтому сначала вы понимаете, на сколько месяцев/недель вперед вы заполняете склад. В нашем примере нужно заполнить склад магазина дачных товаров на полгода (дачный сезон). И используете для анализа именно этот период.

Отсюда вытекает важное правильно анализа (в принципе, любого, не только XYZ-анализа): период анализа должен быть одинаковым для всех товаров!

Поэтому, если какой-то товар недавно появился в вашем ассортименте, и не попадает в весь анализируемый период — выбрасывайте его из общего анализа, поскольку данные по нему будут не корректными в сравнении с другими товарами. Такие товары нужно анализировать отдельно.

Интерпретируем результаты XYZ анализа товарного ассортимента

Теперь нужно понять, что же мы такое посчитали.

Коэффициент вариации нужно понимать следующим образом: чем он ниже, тем более стабильный спрос на товар.

Зная коэффициент вариации по каждому товару, можно разбить их на группы:

Группа Х — стабильный спрос, объем продаж от месяца к месяцу почти не изменяются: КВ

Группа Y — условно стабильный спрос, т. е. объемы продаж меняются, но без резких скачков: 0,25 > КВ > 0,1.

Группа Z — спрос нестабилен, покупатели приобретают товар от случая к случаю: КВ > 0,25.

Теперь нам осталось отсортировать нашу таблицу по столбца “Коэффициент вариации” по возрастанию.

Для этого выделим всю таблицу с заголовками, и выберем вкладку Данные — Сортировка. В выпадающем списке “Сортировать по” нужно выбрать “Коэффициент вариации”, Сортировка — Значения, Порядок — по возрастанию.

И в нашем примере получается следующая картина.

Ограничения в использовании XYZ-анализа

• Данный вид анализа имеет свою специфику, которую обязательно нужно учитывать в ходе проведения исследований.
• Надежность результатов зависит от объема изученных данных. Преждевременные выводы могут привести к принятию ошибочных решений, поэтому минимальное количество периодов, подлежащих анализу, должно быть не меньше трех.
• Применять XYZ-анализ, когда продажи осуществляются в нестандартных, динамично меняющихся условия, нельзя. Например, в группу Z может случайно попасть уникальная новинка, появление которой спровоцировало взрывной спрос.
• XYZ-анализ не имеет смысла, если товары поставляются потребителям на основании заранее сделанных заказов.
• Смена сезона обязательно должна сопровождаться новым XYZ-анализом.
• Запасы сезонных товаров категории A компании стараются сделать заранее, но предсказать стабильность спроса им удается не всегда. В результате существует риск, что товар А переместится в категорию Z. Исключить такие ситуации можно, своевременно пересмотрев свои первоначальные планы и оценив разницу запланированных и фактических объемов продаж.
• Некоторые сегменты рынка вообще не подлежат регулированию с помощью данных XYZ-анализа. Например, ежедневные объемы продаж SIM-карт одного и того же оператора могут в течение месяца отличаться вдвое.
• XYZ-анализ обычно не оценивает показатели продаж в денежном выражении.
• Поскольку на товарные запасы влияет большое количество внешних факторов (логистика, площадь складских помещений, наличие поставщиков и т. д.), их оптимальное количество определяется только после того, как будет проведен XYZ-анализ продаж.

Принцип Парето гласит: 80 % результатов «получаются» из 20 % усилий. В такой форме это звучит слишком ультимативно – мол, как ни старайся, но четыре пятых работы и финансовых затрат уйдет «в никуда», но на практике принцип хорош для оптимизации, потому что на основе этих 20% можно выстроить более выгодную схему.

В ней тоже будет соблюдаться принцип «80 и 20», но уже в несколько раз эффективнее.

ABC-анализ является как раз таким инструментом, позволяющим разделить «усилия», будь то трудовые или денежные вложения. Существует 3 категории, по которой разделяются товары или услуги:

1. А – наиболее востребованные. Те самые 20%, которые приносят четыре пятых всей прибыли, от них ни в коем случае нельзя отказываться. На примере обычной кофейни со средним оборотом: это кофе эспрессо, капучино, латте. 3 базовых позиции, которые заказывают чаще всего, они всегда популярны, зимой и летом.
2. B – средние по соотношению окупаемости и вложений, на них приходится около 15% дохода, а затрат идет до 30% всех ресурсов. Если продолжать аналог с кофейней, то это будут достаточно сложные в приготовлении мокко, какао, раф – их заказывают не так часто, как базовые позиции, вместе с тем, они требуют дополнительных «ресурсов». Например, какао.
3. C – не слишком ценные. Их много, половина всего ассортимента, а доходность – всего 5%. В кофейне это могут быть разные экзотические напитки, вроде пряного или марокканского чая – все-таки поклонники чая с большей вероятностью пойдут его пить в заведение, специализирующееся именно на таком напитке.

Специфика ABC-анализа

В основе рассматриваемого анализа лежит принцип Парето, который акцентирует внимание на том, что 20% усилий обеспечивают 80% результата. Остальные 20% результата достигаются через 80% усилий. Этот принцип актуален для любой сферы бизнеса, направлен на оценку эффективности и вклада. В соответствии с принципом Парето ассортимент классифицируется по объему продаж и прибыли, а все товары разделяются на три большие группы:

1. А. Является основной группой, обеспечивает доходность бизнеса. Сюда входят около 20% позиций, реализация которых обеспечивает до 80% выручки. Речь идет о продукции, являющейся локомотивом. Она должна присутствовать в ассортименте постоянно.
2. В. Сюда входит около 15% товарных позиций, которые обеспечивают аналогичный объем выручки. Является нечто средним между группами А и С, но имеет стратегическую ценность, хорошо дополняя лидирующие позиции.
3. С. К этой группе, в соответствии с принципом Парето, относятся около 75% товаров. Их много, но они обеспечивают всего 5% выручки.

Как оценить результаты ABC и XYZ-анализа?

ABC и XYZ-анализ целесообразно проводить вместе, поскольку они дополняют друг друга. Например, прибыльные товары не всегда пользуются спросом и наоборот.

В результате совмещенного анализа каждая товарная позиция попадает в одну из 9-ти групп:
• AX и BX – товары со стабильной продажей, объемы которой легко спрогнозировать, приносящие высокий доход;
• АY и BY – товары, которые продаются хорошо, но менее стабильно. На складе нужны дополнительные резервы, поскольку эти позиции приносят хороший доход;
• АZ и BZ – доходные группы, но спрогнозировать их продажи сложно. Лучше предусмотреть возможность быстрого их получения от поставщиков, чем хранить в большом количестве на складе;
• CX – товары со стабильными, но небольшими продажами. На складе стоит иметь постоянный запас, соответствующий среднему объему реализации;
• CY – товары, которые продаются слабо и нестабильно, на создание их запасов можно потратить средства, оставшиеся после закупки продукции из предыдущих категорий;
• CZ – товары с минимальной выручкой и нестабильными продажами, их можно поставлять под заказ. Нужно иметь ввиду, что в эту группу могут попадать новинки – они не будут пользоваться постоянным спросом и приносить больших доходов, потому как еще малоизвестны.

ABC-XYZ-анализ нужен практически любому бизнесу. Но у метода есть ограничения

ABC-XYZ-анализ позволяет разбить все товары или продукцию на 9 групп в зависимости от объемов продаж и стабильности спроса.

Однако не следует полностью полагаться на результаты ABC-XYZ-анализа — нужно учитывать и другие факторы. Не нужно сразу отказываться от товаров, которые попали в невыгодные группы. Сначала стоит проанализировать все причины, по которым они туда попали, и только потом принимать решение об изменении ассортимента.

Например, новый товар на начальном этапе его продвижения может довольно долго находиться в группе «аутсайдеров». Но это не значит, что ими не следует заниматься. Возможно, они поднимутся до категории тех, что приносят самую большую прибыль.

Также спад продаж может быть связан с форс-мажорными обстоятельствами, которые носят временный характер. Например, аномально теплая зима 2019–2020 года в европейской части России привела к существенному снижению спроса на зимнюю одежду. Но это не значит, что дальше заниматься продажей зимних товаров невыгодно. При возврате климатической нормы в следующем году восстановится и спрос на эти товары.

Не подойдет ABC-XYZ-анализ компаниям, которые продают один товар или услугу. Но таких очень мало.

Этот анализ полезен для всех бизнесменов, которые работают с несколькими видами товаров или продукции. Чтобы нужные запасы всегда были на складе, но не оставалось непроданных излишков, с каждой из групп необходимо работать по своему алгоритму.

Похожие записи:

• Задержка выплаты алиментов по вине работодателя ответственность
• Предоставление трудовых отпусков в 2022 году: от А до Я
• Гражданство РФ гражданам Молдовы: особенности оформления в 2022 году