Что такое кассовая дисциплина: отвечаем на вопросы бизнеса
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое кассовая дисциплина: отвечаем на вопросы бизнеса». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Инспектор может контролировать порядок ведения кассы с любой периодичностью и неограниченное количество раз, т.е. теоретически даже каждый день. К тому же план проверок, утвержденный налоговой службы, не хранится в открытом доступе. Поэтому каждая организация и ИП должны быть готовы к проверке в любой момент.
Контрольно-кассовая дисциплина в 2022-2023 годах
Кассовая дисциплина — это соблюдение юридическими лицами и ИП правил проведения наличных денежных расчетов, установленных законодательством РФ. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.
Кассовая дисциплина включает в себя:
- оформление кассовых документов (приходный и расходный кассовые ордера, ведение кассовой книги);
- установление лимита остатка денег в кассе;
- соблюдение правил расходования и сдачи наличности в банк;
- соблюдение лимита расчёта наличными.
Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.
Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона «О ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение, в частности:
- Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
- Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
От чего зависит размер штрафов?
Законодательством предусмотрены так называемые вилки штрафов, имеющие минимальное и максимальное значения. Итоговая сумма санкций находится между этими цифрами и зависит от следующих факторов:
- Частота нарушений. При первой ошибке штраф за неприменение ККТ в 2022 году будет минимальный. Особенно, если предприниматель ранее не привлекался к ответственности или нарушенные нормы были введены недавно.
- Юридический статус компании. Согласно общепринятой международной практике, индивидуальные предприниматели несут меньшую ответственность, чем юрлица. Это связано с отсутствием у первых ресурсов на изучение всего законодательства и с небольшим масштабом последствий от их неверных действий.
- Масштабы последствий. Иногда и простой ИП своими преднамеренными неправомерными действиями может нанести государству убытки в миллионы рублей. Величина ущерба также учитывается налоговыми органами при определении суммы штрафа в 2022 году.
- Вид нарушения. В кассовом законодательстве много различных норм, по-разному влияющих на права потребителей и налогообложение. Некоторые нарушения предпринимателей являются чисто техническими и непреднамеренными, поэтому за них могут выписываться минимальные штрафы.
Знание кассовой дисциплины. Что это такое
Знание кассовой дисциплины предполагает, что компания соблюдает все нормы действующего законодательства по проведению операций с денежными средствами (это также относится и к предпринимателям).
Эти требования можно подразделить на несколько крупных блоков, включающих в себя более мелкие нормы и условия:
Первый блок — составление необходимых документов, которые отражают движение наличности в кассе. Главный бухгалтер, кассир или иной работник должен обеспечить составление обязательных отчетов. Например, приходные и расходные ордера (ПКО, PKO) должны сопровождать выдачу денег из кассы и их поступление. Важно правильно заполнять все реквизиты, чтобы оформленные документы считались действительными. Кроме того, ПКО и PKO должны вноситься в специальную кассовую книгу компании, что позволяет ежедневно проводить сверку фактических и задокументированных операций с наличными деньгами.
Примечательно, что с внедрением онлайн-касс, перечень требуемой документации сократился. Раньше требовалось дополнительно составлять такие формы, как ТОРГ-1, КМ-1 и другие. Введение онлайн-ККТ сделало составление таких отчетов необязательным (что подтверждается в разъяснениях Минфина от 16 сентября 2016 года N 03-01-15/ 544413).
Что такое кассовая дисциплина?
Это совокупность правил оформления кассовых операций. В них описано то как вы должны принимать, хранить и выдавать наличные деньги. Очень важно в данном вопросе не путать такие понятия, как «касса» и «кассовый аппарат».
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ, онлайн-касса) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Данная операция фиксируется для последующей передачи в ФНС, а клиенту выдается фискальный чек.
Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.
В общем и целом, при ведении кассовой дисциплины нужно опираться на следующие принципы:
- Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
- Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
- При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
- Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.
Кассовая дисциплина. Что это такое?
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
Упрощение учета с использованием кассовой дисциплины
Для определенных предпринимателей порядок ведения кассовой отчетности является упрощенным. К таким формам бизнеса согласно Постановлению ЦБ РФ от 03.2014 относят:
- малый бизнес;
- микробизнес;
- ИП (могут не оформлять РКО И ПКО, кассовую книгу).
К предприятиям малого бизнеса относят фирмы согласно следующим критериям:
- численность персонала от 16 до 100 человек;
- доход за год не выше 400 млн. рублей;
- к микропредприятию относят компании с численностью 15 человек (включительно) и суммой дохода не выше 60 млн. рублей в год;
- организация является потребительским кооперативом или коммерческой компанией.
Ответственность за нарушения кассовой дисциплины
Виды нарушений, которые могут быть наказаны со стороны контролирующих органов:
- превышение лимита наличных по контракту над суммой в 100 т.р.;
- наличность не была оприходована;
- хранение наличных денег вне сейфа;
- наличность в кассе превышает установленный в компании лимит;
- трата выручки на цели, не предусмотренные дисциплиной.
В таблице ниже представлен перечень основных штрафов за нарушения.
| Нарушение | Наказание для ИП | Наказание для юрлица |
| Отсутствие ККТ | 25 – 50% от суммы выручки «мимо» кассы, но не менее 10 т.р. | От 75 до 100% |
| Невыдача чека или неотправка электронного чека покупателю | 2000 рублей | 10 000 рублей |
| Онлайн-касса не соответствует требованиям | От 1500 до 3000 рублей | От 5000 до 10 000 рублей |
Что такое кассовая дисциплина?
Это совокупность правил оформления кассовых операций. В них описано то как вы должны принимать, хранить и выдавать наличные деньги. Очень важно в данном вопросе не путать такие понятия, как «касса» и «кассовый аппарат».
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ, онлайн-касса) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Данная операция фиксируется для последующей передачи в ФНС, а клиенту выдается фискальный чек.
Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.
Условие соблюдения кассовой дисциплины № 3: лимит расчетов наличными
Другим важным элементом кассовой дисциплины является установление лимита при расчетах наличными между юридическим лицами и ИП. Предел такой суммы зафиксирован в размере 100 т.р. по одному договору.
Важно! Если в расчетах участвует физическое лицо, то все лимиты по расчетам отменяются.
В таблице ниже отражены возможные варианты.
| Лимитрование есть | Лимитирвание отменено |
| ЮЛ+ЮЛ | ФЛ+ФЛ |
| ЮЛ+ИП | ФЛ+ЮД |
| ИП+ИП | ФЛ+ИП |
Важно! Даже если срок действия договора истек, лимит все равно действует.
Порядок проверки кассовой дисциплины
Инспектор может контролировать порядок ведения кассы с любой периодичностью и неограниченное количество раз, т.е. теоретически даже каждый день. К тому же план проверок, утвержденный налоговой службы, не хранится в открытом доступе. Поэтому каждая организация и ИП должны быть готовы к проверке в любой момент.
На практике чаще всего контроль осуществляется раз в год, а для фирм, ранее замеченных в нарушениях – 2-3 раза в год. Инспектор выезжает на место, предъявляет поручение о проверке и сразу приступает к процедуре. Начать он может с осмотра кассового аппарата, после чего запрашивает оригиналы документов из следующего списка:
- паспорт на кассу;
- карточка регистрации;
- КМ-1, 4, 8;
- КО-1, 2, 4;
- авансовый отчет;
- книга учета расходов/доходов;
- оборот по счету;
- документы, в соответствии с которыми определен лимит наличных в кассе;
- иные первичные документы.
По результату проверки принимается решение и составляется акт. Там описываются выявленные нарушения и требования о погашении штрафа либо констатируется отсутствие таких нарушений.
Снять и потратить наличные деньги станет сложнее
Для определенных предпринимателей порядок ведения кассовой отчетности является упрощенным. К таким формам бизнеса согласно Постановлению ЦБ РФ от 03.2014 относят:
- малый бизнес;
- микробизнес;
- ИП (могут не оформлять РКО И ПКО, кассовую книгу).
К предприятиям малого бизнеса относят фирмы согласно следующим критериям:
- численность персонала от 16 до 100 человек;
- доход за год не выше 400 млн. рублей;
- к микропредприятию относят компании с численностью 15 человек (включительно) и суммой дохода не выше 60 млн. рублей в год;
- организация является потребительским кооперативом или коммерческой компанией.
Важно! Доля собственности государства в уставном капитале этих фирм не выше 25%.
Основными правилами соблюдения кассовой дисциплины являются:
- оформление кассовых документов, которые отражают движение наличных средств в кассе;
- соблюдение лимита кассы (установлен в самой компании расчетным путем. К концу рабочего дня сумма в кассе не может превышать данное значение);
- соблюдение правил выдачи наличных денег под отчет;
- соблюдение лимита на допустимую сумму наличных расчетов между юрлицами и ИП (не более 100 т.р.).
Момент трат сумм полученной выручки является центральным в соблюдении кассовой дисциплины.
На что можно тратить выручку из кассы:
- выплаты агенту при банковских операциях;
- выдача финансов на личные нужды предпринимателя;
- оплата товара, который был возвращен;
- страховые выплаты;
- расчеты по зарплате;
- расходы на выплату стипендий;
- выдача командировочных;
- выдача сумм под отчет;
- расходы на товары (кроме покупки ценных бумаг).
ККТ – это устройство, которое необходимо для регистрации факта получения денежных средств от клиентов.
Требования к новому образцу ККТ:
- касса должна стоять на учете в налоговой инспекции;
- на корпусе указан заводской номер кассы;
- наличие фискального накопителя, в котором записываются все фискальные данные;
- наличие встроенных часов онлайн-режима;
- возможность проверки контрольных чисел регистрационного номера ККТ;
- печать фискальных документов;
- формирование фискальной документации в электронном виде и возможность передавать ее по требованию в соответствующие органы;
- возможность выдавать информацию о нарушении обмена данными;
- прием информации о платежах через терминалы при использовании эквайринга;
- печать QR кода на чеке;
- возможность формировать отчет о состоянии расчетов в текущий момент времени по запросу;
- возможность поиска любого документа по номеру;
- исполнение протоколов обмена информацией.
При применении ККТ нового образца отпадает необходимость заполнения следующих форм:
- форма КМ -6 (справка отчет кассира-операциониста);
- журнал кассира – операциониста по форме КМ-4;
- журнал показаний счетчиков ККМ (форма КМ-5);
- акт возврата денег клиентам (форма КМ-3).
Штрафы за нарушения при использовании ККТ увеличат с 2021 года
Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.
Выдать деньги под отчет можно на основании заявления от сотрудника или приказа директора
(другого распорядительного документа). Приказ или распоряжение составляется в произвольной форме, но в нем должны быть такие данные:
- Фамилия, имя и отчество подотчетного лица;
- номер документа;
- сумма к выдаче;
- срок;
- назначение (опционально);
- дата, подпись.
Если составляется заявление, в нем сотрудник должен указать практически те же данные: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).
Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).
Выявление несвоевременно оприходованных средств в кассе
Допущение хранения средств в кассе, подлежащих учету, поступлению и документальному оформлению, относится к нарушениям кассовой дисциплины. Расхождение определяется при сверке данных фискального отчета ККМ и сумм кассовой книги.
| Нарушение | Статья | Санкции |
| Выявление несвоевременно оприходованной выручки | 15.1 КоАП | Сумма от 4 до 5 тысяч рублей налагается на должностное лицо, если получится доказать вину кассира и от 40 до 50 тысяч рублей на организацию |
| Выявление сумм неоприходованной выручки | Ст. 120 НК РФ | Грубое нарушение правил учета доходов – 10 тысяч рублей |
| Наличие нарушения, допущенных в нескольких периодах | Ст. 120 НК РФ | 30 тысяч рублей |
| Выявление сумм неоприходованной выручки, в результате повлекших занижение начисленного налога | Ст. 120 НК РФ | 20% суммы неполученной бюджетом разницы, ограниченная верхним пределом в 40 тысяч рублей |
Штрафы за нарушения по онлайн-кассам в 2021 году
- В целом, ИП теперь освобождаются от обязанности ведения кассовой книги, а также выдачи приходных и расходных ордеров, которые также являются бланками строгой отчетности. Это правило не распространяется на некоторые ИП, работа которых осуществляется в специальном режиме налогообложения, что указывается в законодательстве.
- Раньше кассиры или непосредственно индивидуальный предприниматель были обязаны вести реестр депонированных сумм, то есть при выдаче наличности в последний день в такой реестр заносились все суммы, которые по некоторым причинам не были выданы лицам, для кого они, собственно, и предназначались. Теперь же кассир просто напротив фамилии лица, не получившего зарплату, просто пишет «депонировано» и скрепляет запись печатью организации. В конце ведомости кассир пишет ту сумму, которая была им выдана, и сумму, которая была депонирована, и подписывает свою запись. На малых предприятиях порядок почти такой же, с той лишь разницей, что кассир подает ведомость на подпись главному бухгалтеру или руководителю предприятия.
- Еще одно послабление для всех ИП и малых предприятий. В те дни, когда в организации не проводилось расчетов с наличностью, кассовая книга может не пополняться новыми записями вообще. Иными словами, ведение кассовой книги в эти дни необязательно.
- Сейчас кассиры при необходимости могут вносить изменения в кассовые документы, причем не только в расходные и приходные ордера. Так, теперь можно зачеркнуть сумму в кассовой книге или любую другую запись, а рядом внести новую, правильную и скрепить все это подписью. Необходима расшифровка сделанного изменения, то есть нужно указать причину такого исправления.
Рассмотрим пример соблюдения сроков при наложении санкций административного порядка. Предприятие ЗАО «Квадрат» допустило наличие сверхлимитного остатка в октябре 2015 года. В январе 2016 года проверка ИФНС выявила нарушение. На компанию был наложен административного штрафа, выписанный с превышением допустимых сроков. Вывод: предприятие «Квадрат» должно обратиться в суд с иском об отмене санкции. Для предупреждения закрытия счета сумму желательно внести и вернуть на счет после решения суда.