Трудовой договор с дистанционным сотрудником

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовой договор с дистанционным сотрудником». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Бессрочный ТД – это документ, в котором не прописываются и не устанавливаются сроки действия. Он считается самым популярным и востребованным. Нередко случаются ситуации, когда обе стороны продолжают сотрудничество и в результате договор становится бессрочным.

Трудовой договор с дистанционным работником

На удаленку оформляют следующим образом:

• трудовым договором (оговаривают это сразу с новым сотрудником);
• дополнительным соглашением к существующему трудовому договору (об этом есть договоренность в процессе работы);
• приказом работодателя о переводе на дистанционный формат (на случай чрезвычайной ситуации, такой как коронавирус, и прочее).

Для дистанционной работы статья 312.1 Трудового кодекса РФ предусматривает особый трудовой договор. Следующие условия трудового договора с дистанционным работником оговаривают в документе:

• Обеспечение необходимым оборудованием, всеми материалами для выполнения поставленных задач. Если работодатель не готов все предоставить, прописывается размер и порядок выплаты компенсаций за использование собственных ресурсов сотрудника.
• Режим работы. По сути, это рабочий график, где прописывают также время выхода сотрудника на связь. Созвоны с работодателем происходят только в рабочее время.
• Способ взаимодействия. Указывают ресурс (электронная почта, мессенджер, ведомственный канал и т. д.) для общения сотрудника с руководством, для взаимодействия с другими членами команды.
• Порядок прихода в офис. Например, по согласованию с руководством (прописать, за сколько стороны должны проинформировать друг друга при необходимости очной встречи).
• Порядок предоставления отчета о работе и получение заданий.

Как принять на работу дистанционного работника

Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить, обменявшись электронными документами. Документы, предусмотренные 65 статьёй Трудового Кодекса (паспорт, СНИЛС, диплом, трудовую книжку) можно передать работодателю в электронной форме, если работник и работодатель используют усиленные электронные подписи.

При этом высылать на бумаге экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к нему работодатель будет только на основании письменного заявления работника. Это нужно сделать не позже трёх рабочих дней со дня получения заявления (в прошлой редакции закона говорилось: не позже трёх календарных дней со дня заключения трудового договора).

Если работник поступает на работу впервые, то получить персональный номер в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС) ему нужно самостоятельно. С правилами трудового распорядка, коллективным договором и другими локальными актами, касающимися работы, тоже можно ознакомиться в электронном виде.

Как работодателю и сотруднику взаимодействовать при удалёнке

В случае обмена электронными документами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная работника при:

• заключении в электронном виде трудовых договоров, допсоглашений к ним, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• внесении изменений в эти договоры (допсоглашения);
• их расторжении.

В иных случаях достаточно обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи. Или вообще в иной форме, предусмотренной:

• коллективным договором;
• локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
• трудовым договором,
• дополнительным соглашением к договору.

Как составить договор на удаленку

В условиях трудового договора прописывают:

1. Порядок и сроки исполнения должностных обязанностей, особенности подачи отчетов о выполнении задач.
2. Обеспечение условий для выполнения, нужным оборудованием, техническими и программными ресурсами, средствами защиты информации.
3. Порядок компенсации сотруднику за использование собственного программно-технического обеспечения, других расходов, связанных с выполнением обязанностей.
4. Условия оплаты труда.
5. Основание для увольнения и порядок расторжения правоотношений.
6. Права и обязанности обеих сторон.
7. Место заключения договора — юридический адрес работодателя.

Обмен документами при дистанционной работе

Особенностью дистанционной работы является возможность использования электронного документооборота при взаимодействии дистанционного работника и нанимателя.

Следует различать электронный документ и документ в электронном виде. Электронный документ — это документ в электронном виде, подписанный ЭЦП (абз. 16 ст. 1, ч. 3 ст. 17 Закона N 113-З, абз. 7 п. 7 Инструкции N 20, ч. 5 Методических рекомендаций N 11).

В отличие от документов в электронном виде, которые, как правило, существуют и на бумажном носителе, и в электронном виде, оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу (ч. 1 ст. 19 Закона N 113-З).

С учетом изложенного при обмене электронными документами должны обязательно использоваться ЭЦП дистанционного работника и нанимателя в порядке, установленном законодательством.

Однако, если стороны используют обмен файлами с текстами документов в электронном виде, то при необходимости ознакомления с документами работника под подпись, необходимо после отправления файлов с текстами документов в электронном виде обязательно в течение двух рабочих дней направить работнику копии документов на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении (ч. 5 ст. 307-1 ТК). Аналогичная норма содержится в ч. 1 ст. 307-2 ТК.

Более короткий срок для направления документов на бумажном носителе предусмотрен ст. 307-5 ТК при прекращении трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу. То есть если ознакомление работника с приказом нанимателя о прекращении трудового договора осуществляется путем обмена электронными документами, то наниматель в день прекращения трудового договора обязан направить работнику, выполняющему дистанционную работу, оформленную надлежащим образом копию приказа на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении.

Кроме того, полагаем, что целесообразно обязать каждую из сторон указанного обмена направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны.

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается по согласованию с нанимателем трудовым договором либо определяется работником самостоятельно, что указывается в трудовом договоре. Организация учета рабочего времени и времени отдыха, необходимость предоставления перерывов в течение рабочего дня определяются трудовым договором (ч. 2 ст. 307-4 ТК).

Необходимость установления нанимателем режима рабочего времени и времени отдыха дистанционному работнику определяется исходя из его трудовой функции, предусмотренной трудовым договором (например, если работник обязан осуществлять прием заявок от покупателей в строго регламентированное время). Если же необходимость исполнения обязанностей в определенном режиме отсутствует, дистанционный работник по своему усмотрению распределяет рабочее время и время отдыха.

При этом на дистанционного работника распространяется общее правило относительно продолжительности рабочего времени, которая не может превышать 40 часов в неделю, а в отдельных случаях дистанционному работнику может быть установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (например, если дистанционный работник является инвалидом) (ст. 112, 114 ТК).

По соглашению сторон в трудовом договоре дистанционному работнику может быть установлено неполное рабочее время.

Организация учета рабочего времени и времени отдыха определяется трудовым договором (ч. 2 ст. 307-4 ТК). Полагаем, что данный процесс может быть автоматизирован в зависимости от способов взаимодействия работника с нанимателем и применяемых программно-технических средств и оборудования.

Особенности прекращения трудового договора с дистанционным работником

Трудовой договор с дистанционным работником может быть прекращен по основаниям, предусмотренным ТК. Специальных оснований для прекращения трудового договора с дистанционным работником законодательством о труде не предусмотрено.

С приказом нанимателя о прекращении трудового договора дистанционный работник должен быть ознакомлен при личном присутствии под подпись либо путем обмена электронными документами (ст. 307-5 ТК). В последнем случае наниматель в день прекращения трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа на бумажном носителе. В этом случае доказательством исполнения нанимателем обязанности по ознакомлению дистанционного работника с приказом о прекращении трудового договора является, по нашему мнению, подтверждение работником получения электронного документа (см. выше), а также уведомление о вручении почтового отправления, подписанное адресатом (ст. 307-5 ТК).

С учетом возможности электронного документооборота между нанимателем и дистанционным работником заявление об увольнении последнего может содержать просьбу о пересылке трудовой книжки с указанием адреса направления (ч. 1, 3 п. 74 Инструкции о трудовых книжках).

Дистанционному работнику при увольнении предоставляются все предусмотренные законодательством, трудовым договором, ЛПА нанимателя гарантии и компенсации.

Использование оборудования и иных средств

5.1. Стороны вправе определить порядок и дополнительные условия об обязанности Работника использовать при исполнении им своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем.

5.2. Порядок и сроки обеспечения Работника необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются дополнительным соглашением к настоящему трудовому договору.

Если работа предполагается только удалённая, то договор оформляется. Бухгалтер, например, не может быть дистанционным работником, потому что он обязан сдавать отчёты в ФНС по адресу компании, а это уже не вяжется с нормами главы 49.1 ТК. Надомные работники заключают другие договоры (о надомной работе). Сотрудники, которые обязаны появляться на определённом рабочем месте тоже не дистанционные (врачи, фармацевты, строители, повара, бармены и т.п.)

Могут быть удалёнными (дистанционными) сотрудниками:

• копирайтеры;
• журналисты;
• программисты;
• аудиторы;
• сметчики и проектировщики;
• редакторы и журналисты;
• дизайнеры и архитекторы и т.п.

Отличия в трудовом договоре при оформлении

Если работник работает вне своего основного рабочего места, оборудованного работодателем, это не означает, что с ним не нужно заключать трудовой договор. Делать это нужно обязательно! Об этом сказано в ст. 312.1 ТК РФ.

Стоит помнить, что сам по себе дистанционный труд подразумевает под собой некоторые нюансы. Эти нюансы нужно обязательно отражать в трудовом договоре.

В трудовом договоре с дистанционным работником нужно обязательно отразить:

• тот факт, что работа является дистанционной;
• основное место работы – место нахождения работодателя;
• если стороны договорились между собой, то можно не оформлять трудовую книжку. Но прописать об этом соглашении нужно;
• если это имеет значение для работодателя, то он должен установить такому работнику режим работы. Если это не принципиально, то режим работы будет определять себе сам работник;
• нужно прописать нюансы предоставления отпусков;
• если для полноценного осуществления своих трудовых функций работнику нужна электронная квалифицированная подпись, то в договоре нужно прописать условия её оформления;
• так как дистанционная работа осуществляется, как правило, с помощью технических средств и программного обеспечения, то в договоре нужно прописать возможность их использования. Также нужно провести осмотр каждого технического средства и программного обеспечения, составить акт приёмки и приложить его к трудовому договору;
• установить порядок обмена заданиями для выполнения и конечными результатами труда;
• если есть такая необходимость, то нужно прописать дополнительные обязанности работодателя по охране труда и ответственность за нарушение этих обязанностей;
• условия прекращения трудовых отношений, если есть необходимость дополнить перечень причин, прописанных в ТК РФ. Но должно быть обоснованное решение об их принятии.

Вопрос размера и правильности начисления зарплаты напрямую зависит от способа и объективности внутреннего контроля. Для того, чтобы ни у работника, ни у его начальства не было сомнений в объективности учета рабочего времени, самому специалисту нужно максимально четко придерживаться той системы двустороннего взаимодействия, которая включена в трудовой договор с дистанционным сотрудником.

• Если заработная плата прямо пропорциональна количеству отработанных часов и минут, то в контракте, обычно, прописывают способы сообщения о начале и окончании смены: по смс, путем отправления электронного письма или написания сообщения по внутренней сети. Разница между этими показателями дает табельщику право посчитать количество отработанного времени. В остальном, начисление зарплаты ничем не отличается.
• Возможна и другая схема определения размера выплат – по произведенному объему. Тогда в договоре описывается способ направления отчетов о проделанной работе и передачи ее результатов. В зависимости от поученных данных и ставки за единицу выработки, посчитают и заработок «дистанционщика».

Зарплата, отпуск и командировки

При переводе работника на удаленный формат зарплата выплачивается как обычно. Закон не допускает перевода на 0,75 или на 0,5 ставки только по той причине, что человек работает не из офиса, а из дома. Если компания изначально принимает на освободившееся место удаленного работника, условия оплаты труда обсуждаются так же, как и с любым другим сотрудником.

Отпуск предоставляется по стандартным правилам, предусмотренным главой 19 ТК РФ. Специалисты, которые числятся на удаленке, вправе рассчитывать минимум на 28 дней оплачиваемого отдыха за отработанный год.

Работодатель для выполнения конкретного служебного задания вправе отправить дистанционного работника в местность, которая находится за пределами обычной рабочей локации последнего. При таких обстоятельствах обязательно оформляется командировка. Во время пребывания лица в служебной командировке за сотрудником:

Порядок формирования документов и их обмен между сторонами предусмотрите в соглашении. Так, допустимы два варианта обмена документацией:

1. На бумажных носителях. Например, вся документация будет направляться почтовыми отправлениями. В таком случае все бланки и формы будут заверяться собственноручными подписями работника и нанимателя.
2. В электронном формате. Для организации электронного документооборота придется оформить усиленную цифровую подпись. Причем не только для работодателя, но и для наемного специалиста. При получении документа требуется направить уведомление о получении. Срок отправки данного уведомления также придется оговорить в договоре.

Не забудьте оговорить следующие важные условия рабочих взаимоотношений:

1. Срок действия соглашения. Если указать конкретный срок, то это будет срочный трудовой договор. Не указывая сроки действия, заключается бессрочное соглашение.
2. Время труда и отдыха. Однако это условие можно опустить. В таком случае работник определяет самостоятельно, когда ему трудиться, а когда отдыхать.
3. Право на отпуск. Закрепите в соглашении особенности предоставления, продолжительности и оплаты очередного трудового отпуска.
4. Основания расторжения контракта. Перечислите все значимые обстоятельства, при которых действующее соглашение может быть расторгнуто.

Удаленный труд по совместительству

Трудовое законодательство РФ разрешает работать дистанционно для совместителей. Заключая дистанционный трудовой договор по совместительству стоит помнить о правилах для работы по совместительству:

• Время работы рассчитывается как половина продолжительности обычного трудового дня, и объем работы, соответственно, будет в два раза меньше, чем у простого работника.
• Отпуск предоставляется по основному месту работы и работы по совместительству одновременно.
• Расторжение дистанционного трудового договора возможно с уведомлением об этом за две недели.
• При деятельности по совместительству не предоставляются социальные гарантии, положенные работникам, осуществляющим деятельность на Крайнем Севере, или людям, совмещающим учебу с работой.

Образец дистанционного трудового договора по совместительству такой же, как образец простого договора. С ним вы можете ознакомиться ниже.

Похожие записи:

• Министерство сельского хозяйства Забайкальского края
• Ответственность за неуплату алиментов в 2022 году
• В Госдуме разработали поправки о смягчении статьи 228 УК о хранении наркотиков