Выдаем работнику справку о доходах

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдаем работнику справку о доходах». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Россияне, оформленные по трудовому договору, обязаны отчислять в казну ежемесячно 13% от зарплаты. Справка 2-НДФЛ нужна для подтверждения размера официальных доходов и величины удержанного налога. Работодатель отправляет в ФНС данные по каждому сотруднику. Налоговая видит, где трудится гражданин, какая у него зарплата, сколько он заплатил НДФЛ.

• Паспортные данные человека, который получает доход: Ф. И. О., дату рождения, гражданство, серию и номер паспорта, ИНН.
• Сведения о работодателе: наименование организации и ее реквизиты.
• Информация о доходе, который облагается налогом по ставке 13 %, приведенная помесячно. Указывается сам доход и налоговые выплаты.
• Сведения о стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетах, их коды.
• Общая сумма дохода человека, а также уплаченных налогов и использованных вычетов.
• Подпись уполномоченного бухгалтера и печать организации.
• Дата выдачи.

Зачем самозанятому получать справку о доходах

Некоторые самозанятые уже более двух лет используют привилегии плательщика НПД, но за это время ни разу не оформляли справку о доходах. Это логично, если у них не было необходимости подавать заявку на кредит или микрозайм, оформлять визу, пособие или решать другие задачи.

Через несколько месяцев после запуска тестового проекта самозанятости, участники поняли, что не могут подтвердить свои доходы. Например, чтобы оформить рассрочку на покупку дорогого ноутбука, надо обратиться в банк, а там просят справку 2-НДФЛ.

Через полгода после запуска самозанятости ФНС выпустила разъяснение и дала возможность всем самозанятым оформлять справку о доходах по форме КНД 1122036. В теле документа указывается ФИО, данные о месте регистрации и доход за календарный год.

В справке также указывается чистый доход и сумма налога за календарный год. В конце проставляется электронная подпись ФНС, которая подтверждает подлинность документа.

Справку по форме КНД 1122036 можно использовать для разных целей, но проблема в том, что не все организации её принимают. Для оформления субсидии или подачи заявки на займ она используется, так как есть разъяснение ФНС и на него можно ссылаться.

Как самозанятому получить справку о доходах

Справка о доходах по форме КНД 1122036 — официальный документ, который утвердила Федеральная налоговая служба утвердила в 2019 году. С этого времени все плательщики НПД могут оформить её буквально в несколько кликов.

Существует два способа получить справку и каждый из них не предполагает посещение регионального отделения ФНС. Понадобится доступ к кабинету налогоплательщика или авторизация в приложении «Мой налог».

Можно использовать любой метод, потому что результат будет одинаковым. Самозанятый получит документ, который подтверждает его платёжеспособность. В некоторых случаях кроме справки о доходах понадобится ещё справка, которая подтверждает действующий статус плательщика НПД.

Образец справки о доходах физического лица и образец ее заполнения

Новая форма справки 2-НДФЛ (так же как и старая) содержит следующую информацию:

• наименование документа с указанием конкретного периода, за который налоговый агент предоставляет информацию о доходах сотрудников;
• данные о налоговом агенте, т. е. полная информация о работодателе, включая наименование, код ОКТМО и контактную информацию;
• сведения о физическом лице, которому выдается справка (ФИО, дата рождения, ИНН, данные паспорта, сведения о статусе налогоплательщика, его гражданстве);
• сведения о доходах, которые были получены лицом за отчетный период и которые подлежат налогообложению помесячно;
• информацию о предоставленных налогоплательщику налоговых вычетах;
• в завершении справки 2-НДФЛ указываются итоговые суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисленного налога, который подлежит уплате, и размер фактически перечисленного налога на доходы.

Подача заявления о выдаче справки налоговому агенту

Подача заявления осуществляется лично, законным представителем или по почте письмом с уведомлением и описью.

Сведения	Характеристика
Лицо, к которому производится обращение	Заявление составляется на имя руководителя либо главного бухгалтера
Заявитель, находящийся в штате	Указываются сведения о фамилии, имени, отчестве лица, должность
Заявитель, расторгнувший трудовой договор	Дополнительно предоставляет сведения паспорта, регистрации, почтовый адрес, телефон
Назначение получения справки	Указывается цель использования документа или организации, в которую справка будет предоставлена
Подпись, дата	Справка, составленная в печатной форме, должна иметь оригинальную подпись

Причина получения справки необходима для объяснения законности цели ее использования и обоснованности опротестования отказа в ее выдаче.

Сроки выдачи справки о доходах работодателем и ее действительность

Обязанность работодателя осуществлять выдачу работнику документов, касающихся трудоустройства лица, установлена в ст. 62 ТК РФ. В перечне указанных в статье документов имеется справка о доходах. Срок выдачи установлен в пределах 3 дней. Исчисление периода производится в рабочих днях. Справка о доходах выдается в обязательном порядке при увольнении работника одновременно с расчетом в последний рабочий день. В зависимости от места представления срок действия справки имеет отличия.

Место и назначение представления	Период действительности
ИФНС для заявления льготы	Не имеет ограничения
Кредитное учреждение для оформления договора	Устанавливается самим банком и может зависеть от вида кредитования, наиболее распространен срок в пределах 1-2 месяцев
Оформление визы для зарубежной поездки	В пределах 30 дней
Центр занятости для оформления пособия	Не более 1 года
Социальные службы для получения помощи	В пределах месяца, следующего за истекшим

Рубрика: «Вопросы и ответы»

Вопрос № 1. Можно ли получить справку 2-НДФЛ у работодателя за 2 года в одном документе?

Форма 2-НДФЛ предоставляется отдельными документами за каждый календарный год. Правило распространяется на период работы в течение неполного года.

Вопрос № 2. Необходимо ли платить работодателю за выдачу справки о доходах лицу, обратившемуся за документом после увольнения с предприятия?

Документ за период трудоустройства предоставляется уволенному работнику на безвозмездной основе.

Вопрос № 3. Может ли инспектор трудовой комиссии оштрафовать работодателя, отказавшего выдать справку о доходах работнику, уволенному с предприятия при утере им документа?

Может, отказать работодатель не имеет права. Выдача документа взамен утерянной справки может быть осуществлена в форме дубликата.

Вопрос № 4. Как производится выдача справок военнослужащим, проходящим службу по контракту?

Денежное довольствие, выплачиваемое военнослужащим, облагается НДФЛ. Налоговым агентом выступает воинская (войсковая) часть, производящая выплаты от имени МО РФ. Справка о доходах выдается военнослужащему финансовым отделом, производящим начисление денежного довольствия.

Вопрос № 5. После ликвидации предприятия ИФНС выдала справку о доходах. Можно ли на основании документа произвести имущественный вычет?

Справка о доходах, выданная ИФНС при отсутствии возможности получения 2-НДФЛ, позволяет подать декларацию 3-НДФЛ и произвести вычет.

Особенности получения и кто выдает 2-НДФЛ

В справке отражается вся информация о настоящем доходе гражданина (зарплата), налоги и другие отчисления с конкретного работника, которые выражаются в конкретных цифрах государственной валюты. На работодателя ложиться ответственность за перечисление всех выплат в государственные фонды за каждого наемного сотрудника своей организации.

К особенностям оформления и получения документа относят следующее:

• Получить 2-НДФЛ можно только по месту работы.
• Кроме сведений об обязательных отчислениях, справка должна иметь полные реквизиты организации и быть заверена головной печатью предприятия.
• 2-НДФЛ оформляют уполномоченные сотрудники бухгалтерии.
• В соответствии с нормами закона РФ, работодатель должен предоставить наемному работнику справку 2-НДФЛ не позже, чем через 3 дня после написания заявления.
• Основанием получить справку считается письменное заявление работника с просьбой оформить документ. При этом работник не обязан указывать причины, по которым ему необходимо получение данного документа.
• Устная просьба на выдачу документа не регламентирована Трудовым Кодексом и не может считаться основанием для оформления НДФЛ-2.

Изменения в документе 2-НДФЛ

Чтобы понять, как, как выглядит справка 2-НДФЛ на сегодняшнее время, следует указать на новые окна и параграфы, которые появились в документе и которые являются обязательными для заполнения:

1. Графа 2 («Данные о сотруднике») дополнилась пунктом «ИНН в стране гражданства». Этот раздел заполняют служащие, которые не имеют гражданства РФ и имеют статус: «Иностранный гражданин».
2. Раздел, определяющий статус налогоплательщика получил новые параграфы:

• Графа, которую заполняют лица, которые являются соотечественниками, но относятся к категории «добровольный переселенец с зарубежных стран».
• Графа для лиц, имеющих официальный статус «беженец». К данной категории иностранных граждан, так же относятся лица, которым предоставлено временное убежище.
• Граждане других государств, которым предоставлен специальный патент для работы на предприятии (в организации).

Это стандартная форма отчетности организации, о доходах своего работника за период трудоустройства на данном предприятии. Кроме этого в справке отражается информация о количестве налоговых вычетов и удержанных с подателя налогов. Обычно бумага составляет за определенное отчетное время, например полгода. Но при желании клиента она оформляется за любой требуемый период.

От того, кто будет являться получателем – налоговая или сам работник, будет различаться и информация, содержащаяся в справке. Своим приказом ФНС утвердило форму справки, которой должны придерживаться все. И, тем не менее, всем работникам соответствующих служб, перед выпиской справки рекомендуется заранее ознакомиться с действующей ее редакцией, дабы убедиться, что она актуальна, и они не собираются заполнять устаревший образец, который будет признан недействительным.

Для индивидуальных предпринимателей	Статус получателя влияет на форму справки 2-НДФЛ. Бывают ситуации, в которых индивидуальным предпринимателям приходится самостоятельно делать данный документ. Чаще всего это происходил, когда ИП работает на себя, а в его профессиональную деятельность не вовлечены никакие другие сотрудники. При возникновении необходимости индивидуальный предприниматель в таком случае составляет справку в специальной программе. Например, это можно сделать в сервисе «Налогоплательщик ЮЛ». Кром того, на сайте предоставлен готовый бланк, который ИП остается только заполнить, учитывая установленные правила. В случае если индивидуальный предприниматель устраивается работать по найму в определенную компанию и желает впоследствии получить справку 2-НДФЛ, то ему следует обратиться в бухгалтерию с соответствующей просьбой. При этом ИП получит справку в строго установленные сроки, а прикладывать заявление вовсе не обязательно.
Для военных	Место для обращения за документацией варьируется в зависимости от воинской части, каждая из которой устанавливает свои правила. Однако, несмотря на это, существует два основных способа для военных получить справку 2-НДФЛ. Если в воинской части имеется бухгалтерия, то следует обратиться именно туда. Важно отметить, что процесс подачи заявления будет точно таким же, как и у индивидуальных предпринимателей, но тем не менее свой запрос лучше всего составить в письменной форме. Расчетный центр в Министерстве Обороны также выдает документы установленного образца. Это наиболее популярный способ для формирования запроса. Однако и тут есть свои минусы. Например, очень часто справку придется ожидать в течение трех дней, тем более если запрос был отправлен почтой.
Для пенсионеров	Как получить справку 2-НФДЛ пенсионерам? Граждане, пользующиеся услугами негосударственного пенсионного фонда, получают соответствующий документ в любом из ближайших филиалов. Обратиться туда можно как в электронной, так и в письменной форме. Пенсионеры, которым выплачивается государственная пенсия, такая справка обычно не выдается, подобная форма, по Закону РФ, для них не предусмотрена. Однако выписку о своих доходах, то есть пенсии, все равно можно получить в Пенсионном Фонде России. Важно лишь помнить, что этот документ никаким образом не заменяет справку 2-НДФЛ.
Для безработных	У безработных, как может показаться на первый взгляд, обычно не возникают проблемы с получением справки. Можно поступить по-разному. Во-первых, если гражданин работал ранее, но временно не трудоустроен, ему следует обратиться к своему бывшему начальству. В компании, где он работал, бухгалтерия обязана принять запрос в любое время и составить необходимый документ, при этом неважно ушел человек сам, или его уволили. Как показывает практика, справка 2-НДФЛ выдается сразу при увольнении из организации. Во-вторых, безработный гражданин может обратиться с запросом в центр занятости, где выдается пособие по безработице. Однако это уже не является справкой 2-НДФЛ и не может ее заменять ни при каких обстоятельствах.
Для работников	У работника какой-либо организации или предприятия нет никаких вариантов, кроме того, как обратиться в бухгалтерию. Непосредственно сам работодатель выдает справки о заработной плате сотрудников.

Как правильно заполнять

Справка по форме 2-НДФЛ заполняется либо по требованию сотрудника для его личных нужд, либо в ФНС в качестве годовой отчетности. При формировании учитываются годовые данные о полученном заработке, облагаемым налогом на доходы физических лиц. Если документ составляется по требованию сотрудника, то период заполнения ― от начала текущего года (или месяца принятия на работу) до момента настоящего актуального момента.

Новые требования по заполнению справки не предусматривают указывать адрес сотрудника, чьи данные указываются в документе. Ранее это относилось к обязательным реквизитам. Также нет необходимости указывать ИНН работника, если есть сомнения в его подлинности, или он неизвестен. При составлении справки 2-НДФЛ стоит обратить внимание, что некоторые коды доходов и вычетов поменялись. Сведения с некорректными данными делают документ недействительным.

Доходы сотрудника указываются помесячно, отдельно по каждому виду поступлений. Так, если в одном и том же месяца была начислена зарплата и отпускные, то появляются 2 строки с кодировкой 2000 и 2012 соответственно, где отражаются полученные суммы. Вычеты также учитываются отдельно по каждому виду.

Итоговые данные в документе (раздел 5) должны быть следующими:

1. Общая сумма дохода, включая все налогооблагаемые выплаты (зарплаты, больничные, компенсации и прочие)
2. Налогооблагаемая база, определяемая как разница между суммарным доходом и вычетами
3. Исчисленный, удержанный с заработной платой работника и перечисленный в бюджет налог. Все 3 показателя должны принимать одинаковое значение.

Справка подписывается налоговым агентом ― работодателем, ответственным за правильность начисления. Использовать печать нет необходимости.

Справка 2 ндфл за 2022 год для сотрудников — образец

По каждой налоговой ставке формируется отдельный документ.
Готовую справку нельзя исправлять, в т.ч корректирующими средствами. Для распечатки нужно использовать черные и синие, фиолетовые оттенки чернил, но не цветные.
Числовые показатели доходов и вычетов указывают в рублях с копейками, налог – в целых рулях. Суммовые данные не могут принимать отрицательные значения.
При подготовке Справки работодатель сначала заполняет данные по организации:

• ОКТМО;
• телефон;
• ИНН и КПП;
• наименование.

Если прошла реорганизация, ставится код преобразования (из Приложения 4 к порядку заполнения) и вписываются ИНН, КПП реорганизованной компании.

Затем указываются данные физического лица, получающего справку:

• фамилия, имя, отчество;
• статус налогоплательщика: резидент РФ (1) или нет(2);
• дата рождения;
• код страны гражданства (643 – для России);
• код удостоверяющего личность документа (наиболее распространенный — паспорт РФ, код 21), вписывается его серия и номер.

После чего в форме 2-НДФЛ 2021 года для сотрудников указывают сведения о доходах и вычетах. Суммы отражаются в разрезе:

• кодов;
• периодов получения (начисления).

Для доходов значение кода выбирается из Приложения № 1, для вычетов – из Приложения 2 приказа ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ в редакции приказа № ММВ-7-11/820 от 24.10.2017. Приказом ФНС России от 28.09.2021 N ЕД-7-11/844@ добавлены новые коды доходов и вычетов в приложения №1 и №2 к приказу ФНС РФ ОТ 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Похожие записи:

• Прямые выплаты пособий из ФСС: ответы на часто задаваемые вопросы
• Где находится номер и серия полиса ОМС?
• Как оформить дом по дачной амнистии?