Инструкция: как списать задолженность с истекшим сроком исковой давности

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как списать задолженность с истекшим сроком исковой давности». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Другое основание для списания дебиторской задолженности — невозможность взыскать долг в порядке исполнительного производства. В этом случае Служба судебных приставов выносит акт о завершении взыскания долга в связи с невозможностью его осуществления и возвращает исполнительный лист кредитору. На основании соответствующего акта и исполнительного листа фирма-кредитор вправе списать дебиторку.

Итак, при списании задолженности налогоплательщик может отнести ее к безнадежной задолженности по каждому из перечисленных в п. 2 ст. 266 НК РФ оснований в отдельности.

Любая задолженность, признанная безнадежной в соответствии с этой нормой, может быть списана налогоплательщиком за счет ранее сформированного резерва по сомнительным долгам, а если сумма указанного резерва недостаточна – непосредственно в составе внереализационных расходов. При этом необязательно, чтобы такая задолженность ранее участвовала в формировании сумм резерва по сомнительным долгам (Письмо Минфина России от 16.06.2021 № 03-03-06/1/47424).

Намереваясь учесть дебиторскую задолженность в составе внереализационных расходов по основаниям, перечисленным в п. 2 ст. 266 НК РФ, организация должна иметь в виду следующее.

На основании чего правомерно списывать дебиторку

Когда можно списать дебиторскую задолженность? Правомерно говорить о трех основных сценариях ее списания:

1. Списание по факту погашения долга дебитором.
   Такое списание не предполагает появления у кредитора каких-либо дополнительных прав либо обязанностей в части налогообложения — если вести речь об основной сумме долга. Исключения будут наблюдаться:
   • при получении дохода от процентов — в этом случае предстоит начислить и уплатить налог на него;
   • когда дебитор — физлицо, не зарегистрированное как ИП, и процентная ставка по займу меньше ставки рефинансирования ЦБ РФ: в этом случае кредитору как налоговому агенту нужно будет исчислить и уплатить налог с материальной выходы дебитора.

Обязанность компании — отслеживать течение срока кредиторской задолженности.

Списание долга необходимо проводить в том месяце, в котором этот срок истёк.

Далее бухгалтер должен пересчитать налог на прибыль за весь период после срока исковой давности. Списанный долг включается в доход компании и подаётся в ФНС с уточнённой декларацией.

Провести списание необходимо следующим образом:

• сравнить данные сальдо и баланса в расчётах ведомостей;
• оформить неунифицированный акт, который отражён в нормативных документах организации или использовать форму ИНВ-17;
• сделать бухгалтерскую справку с указанием данных для проводки: реквизиты договора, акт выполненных работ, накладные, срок давности и сумма долга;
• создать приказ на списание просроченного долга.

Основы и принципы учета дебиторской и кредиторской задолженности

В современных экономических условиях каждая организация в обязательном порядке будет иметь как дебиторскую задолженность (далее — ДЗ), так и кредиторскую (далее — КЗ). При этом руководство компании должно в обязательном порядке следить за масштабами ДЗ и КЗ. Ведь очевидно, что слишком большой объем КЗ может создать угрозу существованию компании. Но в то же время слишком большой объем ДЗ свидетельствует о том, что компания неэффективно выбирает контрагентов (они часто оказываются неплатежеспособными), что также сопряжено с угрозами появления финансовых (кассовых) разрывов для фирмы.

Поэтому корректный учет дебиторской и кредиторской задолженности так же важен, как поиск источников роста для бизнеса. Недостаток внимания со стороны фирмы данному вопросу способен привести компанию, к примеру, к парадоксальной ситуации: компания успешно работает, у нее много заказов, но денежных средств в распоряжении у фирмы не хватает даже на выплату заработной платы. Объясняется парадокс слишком высокой ДЗ: выбранные контрагенты не хотят сразу оплачивать (а то и вовсе отказываются оплачивать) выполненную работу.

Чтобы избежать подобной ситуации, важно следовать несложным принципам управления и учета дебиторской и кредиторской задолженности:

• Учет дебиторской и кредиторской задолженности на соответствующих счетах бухгалтерского учета с нужной степенью детализации.
• Корректная и объективная оценка размеров ДЗ и КЗ организации.
• Отслеживание состояния ДЗ и КЗ, формирование необходимых резервов.
• Проведение своевременного списания дебиторской и кредиторской задолженности.
• Надлежащее документальное сопровождение учета дебиторской и кредиторской задолженности, а также операций по списанию.

О сроке исковой давности

Дебиторская задолженность возникает в силу различных причин. Это касается ситуаций, когда покупатель, к примеру, уже получил товар, но не рассчитался за него. Из разных задолженностей, которые возникают у организации, формируется общая сумма дебиторской задолженности, которая является долгом контрагентов. Часть со временем может быть покрыта, но некоторые суммы остаются незакрытыми, и даже отсутствует возможность их взыскания с покупателя. В данном случае долги необходимо списывать.

Дебиторская задолженность может быть списана с баланса в таких случаях:

1. При погашении долга контрагентом.
2. При признании долга безнадежным.

В случае погашения долгов ясно, что средства поступают, и задолженность закрывается. Для признания долга безнадежным есть ряд условий. Одна из причин – невозможность выполнить свои обязательства со стороны контрагента. Это может быть актуально при банкротстве.

Другая причина – истекший срок исковой давности. Он составляет три года с момента признания долга. При этом также может произойти прерывание сока давности, к примеру, при признании долга контрагентом либо предъявлении иска. Если суд примет заявление истца либо получит письмо с актом сверки от контрагента, срок прерывается. Причем с этого момента трехлетний срок буде отсчитываться заново. Время до пребывания не будет включено в общие сроки.

ВАЖНО! Единственное ограничение – общий срок исковой давности даже в случае прерывания не должен превышать десяти лет.

К причинам прерывания срока также может относиться частичное погашение контрагентом долга, даже если тот не подписывал акт сверки.

Закон не устанавливает список причин, в силу происходит прерывание срока давности. Но они указываются в постановлении Пленума Верховного суда. Главными из них считаются те, при которых контрагент с задолженностью:

• оплачивает часть долга;
• подписывает акт сверки;
• оплачивает неустойку по просрочке;
• подает просьбу от отсрочке в форме письма;
• пишет встречное заявление на зачет взаимных требований;
• подписывает соглашение относительно внесения изменений в договор, подтверждая этим признание долга.

Порядок списания дебиторской задолженности

Порядок списания дебиторской задолженности в бухгалтерском учете следующий. На дату признания дебиторской задолженности, нереальной к взысканию, то есть на дату истечения срока исковой давности, делается запись на сумму созданного резерва:

• Дебет 63 «Резервы по сомнительным долгам»
• Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» и др.) — нереальный для взыскания долг списан за счет резерва.

Если созданного резерва недостаточно, оформляются проводки:

• Дебет 91 «Прочие доходы и расходы»
• Кредит 62 (60, 76 и др.) — списан нереальный для взыскания долг;
• Дебет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов&raqu; —учтена нереальная к взысканию задолженность для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

В какой момент происходит списание безнадежной задолженности

Иногда сроки исковой давности истекают, а налогоплательщик выявляет это гораздо позже. Когда это случается, нужно решать, на какой период записывают долги и причисляют ли их к внереализационным расходам.

Статья 272 НК определяет, что расходы включаются в период, когда они возникали согласно особенностям сделки. Безнадежные долги учитывают, когда формируют налоговую базу на прибыль. Ее также причисляют к внереализационным расходам. Чтобы отнести задолженность к разряду безнадежных, требуется как минимум одно основание.

НК РФ определяет дату, в которую признавалась безнадежность задолженностей, как дату налогового периода, в которую появились убытки — истек срок исковой давности, а обязательства завершились из-за того, что стало невозможно их выполнить.

Иного порядка, по которому бы признавали безнадежность задолженностей, не существует. В случаях, когда инвентаризацию не проводят своевременно, этот факт не оказывает влияния на дату, в которую признается безнадежность задолженности. Именно из-за этого суммы с истекшей давностью иска возмещают в налоговый период, который уже прошел. Иначе это будет незаконным. В НК РФ расходы относят к тому временному отрезку, когда и наступали обязательства. Обязательства являлись причиной для выявления безнадежности долгов.

Налогоплательщик далее обязуется предоставить декларации о налогах на прибыль за периоды, в течение которых задолженности должны были быть списанными. Если находят неточности в оформлении налоговых баз, относившихся к прошедшему налоговому периоду, то производят перерасчет, рассчитывают сумму налога. Производят это за тот период, в котором допущены неточности.

Вне зависимости от периодов, когда были выявлены ошибки, предприятие обладает правом подать уточненные налоговые декларации, включая при этом в состав внереализационных расходов сумму выявленного долга. Именно так налогоплательщики рассчитывают базу по налогам за конкретный период заново. Это способствует уменьшению налогов на прибыль.

Однако ряд официальных представителей заявляет, что списание безнадежных задолженностей осуществляют в одном и том же временном отрезке, в который налогоплательщик начал обладать правом это совершить. Другие судебные органы склонны считать, что законы о списании налоговой задолженности не декларируют точного временного периода, в котором деньги можно списывать. И действительно, строгих регламентаций не существует.

К расходам причислить нереальные для получения средства дебиторки могут юридические лица, признающие налоги на прибыль методами начисления. Поэтому упрощенцам и плательщикам ЕНВД учитывать безнадежные долги в расходах невозможно. ИП не обладают правами на проведение процедуры списания дебиторской задолженности в налоговом учете поставщика, к примеру.

Ликвидируют дебиторку, учитывая наличие резервов для сомнительных задолженностей. При их наличии сумма пишется в него, а оставшиеся суммы долга будут отнесены к внереализационным расходам. Если резервов нет, то дебиторка списывается за счет внереализационных расходов.

Расходы признают по мере приближения дат самых ранних событий:

• Истечения сроков исковой давности.
• Появления в ЕГЮРЛ записей о том, что работа должника прекращена.
• Поступления документов из суда.

Документы, которые подтверждают эти данные с учетом законов о списании налоговых задолженностей хранить следует еще 4 года для налогового учета. Делать это нужно обязательно.

Нередко налоговая требует расшифровку дебиторской и кредиторской задолженности. Если аванс был выплачен поставщику, но затем долг был признан безнадежным, то НДС (налог на добавленную стоимость), который успели принять к вычету, восстанавливается.

Нужно помнить о том, что если предприятие решило признать задолженность физического лица безнадежной и отнести к расходам после списания, то налог перечисляют с суммы задолженности на доход физического лица.

Основные ошибки при списании дебиторской задолженности

При проведении списания просроченной дебиторки по завершению времени исковой давности, могут быть совершены некоторые ошибки:

• При оформлении списания не были оформлены все необходимые бланки. Так, ответственное лицо должно оформить акт инвентаризации, бухгалтерскую справку, а также приказ на списание задолженности. Кроме этого, факт образования долга необходимо подтвердить оформленным соглашением, бухгалтерскими документами (актом выполненных работ, накладной, счет-фактурой и т. д.).
• Неправильно был рассчитан срок задолженности. Он начинает отсчитываться снова, если была проведена частичная оплата долга либо погашение процентов, подписан акт сверки, либо должник прислал письмо с просьбой отсрочить его погашение и т. д.
• Неверно произведен учет НДС по списанному долгу. В зависимости от того, кем является должник — поставщиком или покупателем, нужно либо оставить все как есть, либо произвести восстановление налога.

Какая задолженность признается безнадежной?

Первый шаг, необходимый для списания дебиторской задолженности — разобраться, на каком основании она квалифицируется как безнадежная. Это обязательный этап — если законных оснований для признания невозможности взыскания задолженности нет, то возникает высокий риск претензий со стороны налоговых органов.

Важно: безнадежная дебиторская задолженность будет включать в себя непосредственно сумму долга, а также суммы убытков, пеней, штрафа и т.д. На основании Налогового Кодекса, основными критериями для признания долга невозможным к взысканию являются следующие моменты:

1. Денежное обязательство было прекращено. Для этого существует несколько установленных законом причин: вследствие обстоятельств, не зависящих от обеих сторон, либо из-за виновных действий кредитора. Все это делает исполнение обязательства по возврату долга невозможным. Также возвращение задолженности становится невозможным на основании акта госоргана.
2. Истек срок исковой давности, необходимый для взыскания задолженности.
3. Произошла ликвидация организации-должника.
4. Должник, являющийся физическим лицом, был признан банкротом и освобожден от возврата долга.
5. Судебный пристав признал взыскание долга невозможным, так как у должника отсутствует имущество, неизвестно место нахождения должника и его имущества.
6. Долг был передан банку в соответствии с правом требования.

Для того чтобы дебиторская задолженность была признана безнадежной, необходимо наличие хотя бы одного из перечисленных выше критериев. Например, должник стал банкротом или был ликвидирован — в таком случае вам не нужно дожидаться момента истечения срока исковой давности. Если же у вас есть несколько оснований для списания долга, то следует ссылаться на обстоятельство, которое возникло раньше по времени.

В какой момент производится списание безнадежной дебиторской задолженности?

Налоговые органы будут пристально следить за тем, чтобы дебиторская задолженность, вернуть которую невозможно, была списана своевременно. Иными словами, налоговое законодательство требует, чтобы расходы были списаны не позднее периода, в котором они возникли. Это означает, что долг следует списывать по следующим правилам:

• в период, когда прошел срок обращения в суд с иском для его возврата;
• в период, когда произошла ликвидация организации-должника, что подтверждается внесением соответствующей записи в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ);
• в момент, когда судебным приставом было оформлено постановление о прекращении исполнительного делопроизводства.

Если окажется, что вы пропустили период списания задолженности или она была списана несвоевременно, то налоговые органы, скорее всего, уделят этому факту пристальное внимание. Часто свою правоту организациям приходится отстаивать в суде, именно поэтому так важно своевременно производить инвентаризацию долгов компании. В ходе же судебного заседания необходимо обосновать, по какой причине списание произошло позже необходимого периода, почему такие действия являются правомерными.

Подготовить доказательную базу и защитить интересы организации в суде намного проще при поддержке квалифицированного юриста. Вы можете ограничиться только устной или письменной консультацией, на которой специалист расскажет вам, какие действия стоит предпринять в конкретном случае. Мы же советуем подключить адвоката, который поможет с подготовкой и проверкой документов, выступающих в качестве доказательной базы. Также он в полной мере будет отстаивать ваши интересы в суде любой инстанции.

Долги, которые подлежат взысканию

Аннулировать можно не все виды минусов в балансе. Подлежат ликвидации только те варианты, которые имеют признаки безнадежности. К безнадежке относятся те суммы денежных средств, которые невозможно взыскать с должников по определенным причинам. Чтобы признать отрицательные остатки на балансе нереальными к взысканию, их проверяют на соответствие определенным признакам:

• Прошел срок давности по иску – здесь все неоднозначно. Минимальный период составляет 3 года, но он может прерываться, например, при признании недоплаты. Согласно законодательству, просрочка не может затянуться свыше 10 лет, затем возможно списание просроченной дебиторской задолженности прошлых лет.
• Ответчик не может выполнить условия договора вследствие невозможности по форс-мажорным обстоятельствам, не зависящим от него. Основанием является наличие акта органа власти или ликвидация фирмы.
• Судебный пристав выдал акт об окончании исполнительного производства. В документе обязательно указывается, что долг получить невозможно никакими способами. Поводом для прекращения требований является отсутствие имущества либо невозможно определить местонахождение ценностей, имущества или самого должника.

Как подтвердить безнадежный долг

Для включения затрат в состав расходов организация должна иметь подтверждающие документы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Больше всего проблем с первичкой возникает в случае, когда компания списывает безнадежный долг в связи с истечением срока исковой давности.

Нередко бухгалтеры, обнаружив, что по дебиторской задолженности истек срок исковой давности, составляют справку бухгалтера и на ее основании включают долг в состав внереализационных расходов. Будьте уверены, в этом случае налоговики исключат из расходов списанную задолженность, решив, что документы по ней оформлены ненадлежащим образом.

В письме от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955 специалисты ФНС России указали, что для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности организации необходимо иметь документы, подтверждающие факт возникновения задолженности, а также документы, свидетельствующие о течении срока исковой давности.

По мнению налоговой службы, документами о наличии долга могут быть любые соответствующие требованиям законодательства о бухгалтерском учете первичные документы о совершении хозяйственной операции, в результате которой образовался долг контрагента перед компанией. Это и накладные на передачу ценностей, и акты приемки-сдачи работ (услуг), и платежные документы и др. При этом налоговики считают, что договор сам по себе первичным документом, свидетельствующим о совершении хозяйственной операции, в подавляющем большинстве случаев не является.

Аналогичной позиции придерживается и Минфин России (письмо от 08.04.2013 № 03-03-06/1/11347)

Московские налоговики включают в пакет подтверждающих документов акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода, приказ руководителя о списании безнадежного долга (письмо УФНС России по г. Москве от 13.04.2012 № 16-15/032847@).

Кроме договора, для подтверждения факта возникновения долга не подойдет и акт сверки между организацией и должником. В названном письме от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955 налоговая служба отметила, что акт сверки также не является первичным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку финансовое состояние сторон при этом не изменяется. Такой документ свидетельствует о признании должником имеющегося долга и необходим для определения срока исковой давности. Ведь в случае подписания акта срок исковой давности прерывается и начинает отсчитываться заново (ст. 195, 196, 203 ГК РФ). Налоговики пришли к выводу, что организация имеет право уменьшить налоговую базу на сумму дебиторской задолженности не ранее, чем по истечении трех лет с даты последней сверки по задолженности.

Что касается судебной практики, судьи также считают, что для включения в состав внереализационных расходов безнадежных долгов у компании должны быть первичные документы, подтверждающие факт наличия дебиторской задолженности.

Пример

Суд признал правомерным решение налогового органа об исключении из расходов суммы безнадежного долга по той причине, что у компании отсутствовали документы, из которых бы следовало, что такая задолженность действительно есть. По мнению суда, организация должна была представить, в частности, акты инвентаризации на конец налогового периода, справки к ним, договоры с контрагентами с указанием сроков исполнения обязательств.

(Постановление АС Московского округа от 17.07.2015 № А40-29510/2014; Определением ВС РФ от 05.11.2015 № 305-КГ15-13588 отказано в передаче данного дела для рассмотрения в Судебной коллегии по экономическим спорам ВС РФ)

Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.04.2010 № А10-3883/2009, Московского округа от 14.08.2009 № КА-А40/7665-09-2, Северо-Западного округа от 02.07.2008 № А05-6193/2007.

Таким образом, для подтверждения факта возникновения безнадежного долга компании нужно иметь соответствующие первичные документы (товарные накладные, акты приемки-сдачи работ (услуг), платежные документы, инвентаризационные документы, приказ руководителя и т.д.). Одного лишь договора или справки бухгалтера о списании дебиторской задолженности будет недостаточно.

Для обоснования того, что срок исковой давности действительно закончился, подойдет акт сверки расчетов с должником.

Если же дебиторская задолженность признана безнадежной по другим основаниям, кроме документов, подтверждающих факт возникновения долга, у компании должны быть иные документы, предусмотренные действующим законодательством и свидетельствующие о том, что задолженность является безнадежной. Например, если долг признан безнадежным из-за ликвидации организации-должника, компании нужно включить в пакет документов выписку из ЕГРЮЛ (письмо Минфина России от 25.03.2016 № 03-03-06/1/16721).

Срок исковой давности по дебиторской задолженности

Для срока исковой давности по дебиторской задолженности (ДЗ) установлена продолжительность 3 года с даты ее образования. Данный временной промежуток установлен статьей 196 ГК РФ. Здесь же, кроме того, определен и 10-летний максимум продолжительности такого срока. Исключения возможны, но лишь в обстоятельствах, определенных законом.
Что такое дебиторская задолженность, вы можете узнать из статьи «Дебиторская задолженность — это…».

Отсчет срока исковой давности по дебиторской задолженности следует вести со дня, который следует за днем, когда нарушены договорные условия. Дата начала течения срока исковой давности дебиторской задолженности зависит от того, установлен ли срок исполнения обязательства (срок погашения задолженности). Возможны, в частности, следующие ситуации.

Похожие записи:

• Налоги на недвижимость в 2023 году при продаже и при дарении
• Сколько действует выписка из ЕГРЮЛ?
• Как приватизировать квартиру: пошаговая инструкция