Как грамотно составить заявление на отпуск?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как грамотно составить заявление на отпуск?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
После того, как заявление на отпуск написано, его следует передать либо секретарю организации, либо специалисту по кадрам. Далее ответственное лицо обязано предоставить этот документ руководителю на рассмотрение. После принятия какого-либо решения, начальник ставит на заявлении свою резолюцию, подписывает его и возвращает обратно.
У сотрудника могут быть самые различные причины, по которым ему необходимо будет взять отпуск за свой счёт, а именно:
- по семейным обстоятельствам: даётся на усмотрение работодателя;
- для льготной категории работников: отказ работодателя в данном случае недопустим, ведь такие действия будут нарушать действующее трудовое законодательство;
- в связи с уходом за ребёнком: предоставляется на основе заявления сотрудника на необходимый ему период времени.
Отдел кадров каждого предприятия имеет образцы всех вышеуказанных заявлений.
Несмотря на это при составлении заявления стоит придерживаться некоторых правил и обязательно обозначить следующую информацию:
- ФИО и должность начальника, на которого пишется заявление и самого заявителя;
- причину получения отпуска: если причина связана со смертью близкого человека или рождением ребёнка, то в обязательном порядке сошлитесь на соответствующее законодательство;
- заверьте заявление своей подписью и поставьте дату написания;
- в случае наличия подтверждающих документов, приложите их к своему заявлению (документ о рождении ребёнка и иное).
В отпуск с увольнением
Если у работника есть неиспользованные отпускные дни и он планирует уволиться, ему не обязательно получать компенсацию и отрабатывать две недели. Вместо этого можно уйти в отпуск и уже не возвращаться на работу. Если, конечно, в запасе есть минимум 14 отпускных дней. Если их меньше, то можно попробовать договориться и сократить отработку на этот период. Но предоставить отпускной период с последующим увольнением — это право, а не обязанность работодателя.
Если организация согласна, также понадобится написать заявление на отпуск с последующим увольнением. А в некоторых случаях, это зависит от правил, которые установлены в организации, просят подготовить даже два отдельных обращения: одно — о предоставлении отдыха, а второе — об увольнении.
Заявление на отпуск генерального директора учредителям
Генеральный директор имеет ежегодный отпуск со стандартным количеством дней, указанных в уставе предприятия или организации. Он также обязан составить заявление, прежде чем отправиться на отдых.
Директор не получает отдых, если документ не утвердят все учредители производства. Без согласования с ними директор не имеет права самостоятельно назначать дату.
Заявление не составляется лишь в одном случае – когда директор одновременно является единственным учредителем. В этом случае он сообщает в бухгалтерию планируемый период отсутствия на рабочем месте, после чего информация вносится в список ежегодных оплачиваемых отпусков. Однако приказ все равно составляется и для его утверждения требуется подпись директора.
Как написать заявление на отпуск
График ежегодных отпусков составляется работодателем для своих работников заранее и утверждается за 2 недели до окончания года. Конкретные даты начала и окончания отдыха, указанные в графике, дают возможность «отпускное» заявление сотрудникам не писать. В случае, когда график не содержит конкретных сроков отпуска, либо сотрудник устроился на работу, когда график уже утвердили, заявление написать необходимо.
За сколько дней пишется заявление на отпуск? Отслеживая график, за 2 недели перед отпуском, работодатель письменно под роспись извещает об этом работника (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Отсутствие в графике конкретной даты начала отпуска означает, что и заявление работник подает в те же сроки: за 2 недели до начала отпуска.
Определяя, за сколько пишется заявление на отпуск новыми работниками, которых в график включить не успели, нужно учесть, что работник должен получить свои отпускные за 3 дня до начала отпуска. Поэтому, после согласования дат отпуска с работодателем, заявление от сотрудника нужно получить не позднее того же срока – 3 дня до отпуска.
А как правильно писать заявление на отпуск? В самом заявлении должно быть указано:
- какой вид отпуска просит предоставить работник,
- оплачиваемый он будет или неоплачиваемый,
- с какого числа начинается,
- продолжительность — число отпускных календарных дней,
- дата и собственноручная подпись работника.
Требования, которые должны быть соблюдены при отпуске
У сотрудника нет возможности пойти в отпуск, при котором сохраняется зарплата, как только ему вздумается. Для этого составляется специальный график, который заранее согласовывается с профсоюзом и работодателем. Нередко на предприятиях учитываются интересы и самих сотрудников. При составлении расписания нужно учитывать тот факт, что среди сотрудников могут находиться лица, которым закон позволяет брать отпуск в любое время. Хотя такие сотрудники все равно должны заранее предупреждать о том, когда они желают воспользоваться отпуском.
К таким лицам относятся:
- подростки в возрасте до 18 лет;
- беременные или родившие женщины;
- инвалиды;
- родители-одиночки, которые воспитывают несовершеннолетних детей;
- супруги военнослужащих;
- ветераны труда;
- лица, имеющие перед Родиной особые заслуги.
Обычный оплачиваемый отпуск, который разрешено брать раз в год, длится 28 дней. Также существуют категории людей, для которых предусмотрен удлиненный отпуск, до 56 дней. Нередко бывают ситуации, когда человеку просто необходимо получить отпуск вне установленного графика. Как правило, руководство идет навстречу. Однако для этого необходимо согласовать свой отдых с другими работниками. Бывает, после одобрения графика в компанию устраивается новый сотрудник. Он имеет право воспользоваться отпуском только после того, как беспрерывно отработает в одной организации не менее полугода. При этом можно взять только половину положенного отпуска.
Закон в России предполагает существование таких отпусков:
- Ежегодный (основной) оплачиваемый отпуск (минимум 28 дней);
- Ежегодный (дополнительный) (не)оплачиваемый отпуск (предоставляется гражданам, работающим в районах Крайнего Севера, гражданам, чьи профессии связаны с опасными для здоровья веществами…);
- Декретный отпуск;
- Отпуск по уходу за ребенком;
- Отпуск без сохранения з/п (дается работнику при наличии у того особых уважительных причин, длительность согласуется с работодателем).
За сколько дней пишется заявление на оплачиваемый отпуск по закону?
Письменное желание работника выйти в очередной отпуск должно быть подано заранее – не позднее, чем за две недели до предполагаемого периода отдыха. Такое требование установлено в статье 121 Трудового кодекса.
При наступлении обстоятельств, когда требуется взять отпуск, но дата его наступления уже на подходе, сотрудник может обратиться к руководителю с заявлением. Однако, следует учитывать, что расчет и оплата его по нормам законодательства должна быть произведена не позднее, чем за три дня до наступления первого дня отдыха. Если заявление подано ранее этого срока, руководитель согласовал его и бухгалтерия успела рассчитать отпускные, то никаких проблем нет. Иначе работнику потребуется приписать в заявлении фразу о том, что он не возражает получить отпускную сумму позже.
Перенос ежегодного отпуска по инициативе работника ТК РФ
При необходимости переноса дат отдыха, когда график очередных отпусков по организации подготовлен и утвержден, работник должен написать заявление, где указать:
- дату начала и продолжительность отпуска в соответствии с графиком;
- дату начала и продолжительность нового периода, когда требуется отдых;
- основание, в связи с которым необходимость в переносе возникла.
Подкрепить обоснование желательно документально, приложив его к заявлению. Это может быть:
- справка из женской консультации, если перенос связан с желанием выйти в отпуск перед декретом;
- приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска по месту основной работы, при работе по совместительству;
- справка из ВУЗа, когда отпуск берется на период сессии и т.д.
Срок подачи заявления
Сообщать работодателю об уходе в отпуск в последний момент — не лучшая идея. В этом случае велика вероятность получения отказа, даже если непосредственный начальник сотрудника не против ухода того на отдых. Поэтому рекомендуется извещать работодателя о намерении уйти в отпуск минимум за две недели. Оптимальный срок подачи заявления — за месяц.
Но это если речь идет о стандартных ежегодных или дополнительных отпускных периодах. Про академические и декретные лучше предупреждать за месяца два-три. Тогда у работодателя будет больше времени, чтобы найти уходящему сотруднику квалифицированную замену.
Кроме того, можно ознакомиться с постановлениями организации по поводу передачи заявлений на отпуск. Если они отсутствуют — можно руководствоваться вышеприведенными сроками.
Как правильно составить
Перед тем как писать заявление на отпуск на 14 дней, сверьтесь с графиком. Если числа заранее утверждены, то обратитесь к руководителю заранее, чтобы вам вовремя начислили отпускные. Если отдых внеплановый, согласуйте даты переноса. Документ составляется в произвольной форме. Его разрешается напечатать на компьютере или написать от руки. В некоторых компаниях принято использовать собственную форму. В этом случае бланк заявления на отпуск 2020 берут у секретаря или в отделе кадров организации.
Рассмотрим правила заполнения бланка.
Шапка документа:
- в правом верхнем углу в дательном падеже указываем должность, наименование организации, Ф.И.О. руководителя, которому адресуется прошение;
- на следующей строчке в родительном падеже указываем должность и Ф.И.О. заявителя;
- посередине листа пишем наименование документа: «Заявление».
Текст:
- просьба о предоставлении выходных, период (например, 14 календарных дней, в период с 29.03.2020 по 11.04.2020) и причина (если это не ежегодные оплачиваемые каникулы);
- ниже указывается дата, подпись составителя, его фамилия и инициалы.
Ниже представлен образец заявления на отпуск в 2020 на 14 дней. С таким документом к нанимателю обращается новый работник, которого не учли при утверждении графика.
По ст. 128 ТК РФ, работнику разрешается отправиться на внеочередной отдых в связи с семейными обстоятельствами и другими уважительными причинами (например, для осуществления ухода за больным родственником). В этом случае желательно подтвердить такую необходимость документально. Продолжительность выходных определяется по соглашению между сотрудником и работодателем.
Существует перечень лиц, которым работодатель не имеет права отказать:
- трудящимся пенсионерам по старости — до 14 дней в году;
- родителям и супругам погибших военнослужащих — до 14 дней в году;
- работающим инвалидам — до 60 дней в году;
- работникам в случаях свадьбы, рождения ребенка, смерти близких родственников — до 5 дней;
- в других случаях, указанных в ТК РФ, федеральных законах либо в колдоговоре.
Какие обстоятельства имеются в виду? Например:
- по ст. 173 и 174, работодатель обязан предоставить дни без сохранения з/п следующим работникам: допущенным к вступительным экзаменам в высшие и средние учебные заведения; слушателям подготовительных отделений; студентам-очникам, которые совмещают работу и учебу;
- ст. 286 ТК РФ гласит, что работникам, которые являются совместителями, дни за свой счет предоставляют в обязательном порядке, только если количество выходных по основному месту работы превышает отдых по совместительству;
- отдых без сохранения з/п предоставляется и работникам Крайнего Севера для проезда к месту отдыха и обратно (ст. 322 ТК РФ).
Можно ли отозвать директора из отпуска?
Отдельно для руководителя вопрос отзыва из отпуска законодательством не регламентируется. Поэтому используем общие нормы трудового законодательства (ст. 125 ТК РФ).
Это решение может быть принято, как общим собранием, так и самим руководителем организации. В первом случае составляется протокол. И, как и другие работники, директор тоже должен давать свое письменное согласие (ст. 125 ТК РФ).
Решение об отзыве директора из отпуска может быть принято на заседании общего собрания и оформлено протоколом и изданным на его основании приказом. Не забывайте, что, как и любой другой работник, директор должен дать свое письменное согласие досрочно выйти из отпуска (ст. 125 ТК РФ).
Во втором варианте директор по своей инициативе прерывает отпуск. Документально это оформляется приказом о досрочном выходе из отпуска, см. образец Приказ о досрочным выходе директора из отпуска.
Как составить заявление
Законодательно утвержденного шаблона заявления на отпуск нет, но некоторые формулировки или данные важны. Чтобы не отказали, используйте образец, как правильно написать заявление на отпуск в 2020 году.
Заявление пишется на листе формата А4 от руки чернилами синего, фиолетового или черного цвета или печатается с использованием компьютера. Заявление на отпуск должно иметь такую структуру:
- Шапка. В правом верхнем углу указываем Ф.И.О. и должность руководителя. Обычно это генеральный директор (например, генеральному директору ООО «Ромашка» Василькову Д.М.). А также указываем Ф.И.О. и должность составителя.
- Посередине страницы пишем «Заявление».
- Далее идет основной текст с просьбой о предоставлении отпуска. Указывается тип отпуска, дата начала отпуска и количество дней. Если отпуск незапланированный, то указывается его причина.
- В конце ставится дата написания заявления и подпись составителя с расшифровкой.
Заявление на отпуск передается руководителю, который должен его завизировать. Если уйти в отпуск без утверждения, это будет считаться прогулом.
Когда нужно писать заявление на отпуск
В Трудовом кодексе РФ предоставление отпуска всем наёмным работникам зафиксировано как обязательное требование. Каждый трудящийся Российской Федерации, если он не относится к льготным категориям, имеет право на ежегодные 28 календарных дней отпуска. Кроме этого, существует довольно много льготников, которым полагается дополнительный отпуск. Это граждане, работающие на Крайнем Севере, медики, учителя, учёные, несовершеннолетние, беременные женщины, инвалиды и другие категории работников.
Логичным было бы ожидать, что обязательным условием предоставления отпуска также является заявление на отпуск. Однако это не совсем так. Заявление на отпуск, с точки зрения закона, необходимо предъявлять в обязательном порядке только в двух случаях:
- При первом отпуске на новом предприятии, когда работник ещё не включён в имеющийся график отпусков.
- При внеочередном отпуске.
В заявлении на внеочередной отпуск необходимо обязательно указать:
- причины отпуска;
- период отпуска;
- оплачивается отпуск организацией или берётся за свой счёт.
Если на предприятии имеется график отпусков и работник идёт в очередной отпуск согласно этому графику, то писать заявление не обязательно (ст. 123 ТК РФ). В этом случае руководство компании обязано за две недели предупредить работника о дате начала положенного отпуска.
Кто имеет право подписать поступившее от работника заявление на отпуск?
При получении письменных пожеланий работника, выраженных в заявлении, возникают вопросы: как подписать заявление на отпуск сотруднику и кто должен это сделать.
В Трудовом кодексе прямо на это не указано, однако, толкуя его нормы, можно прийти к однозначному выводу.
Согласно ч. 2 ст. 56 ТК РФ сторонами трудового договора являются работник и работодатель — наличия иных сторон трудовое законодательство не предусматривает.
Следовательно, принимать и ставить резолюцию на заявлении на отпуск вправе директор (руководитель) организации либо иное уполномоченное уставом или локальными актами лицо. Например, это может быть начальник отдела кадров и т. д.