Использование корпоративных банковских карт

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Использование корпоративных банковских карт». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Из этой статьи вы узнаете:

1. Как выдать деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
2. Что такое корпоративная карта организации и как она работает
3. Как открыть корпоративную карту и куда об этом сообщить
4. Как пользоваться корпоративной картой
5. Что можно и что нельзя оплачивать корпоративной картой
6. Как пополнить корпоративную карту
7. Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
8. Как отчитаться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных
9. Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
10. Плюсы и минусы: корпоративная карта против налички под отчет и чековой книжки

Как пользоваться корпоративной картой

Корпоративная карта работает как обычная банковская карта физического лица: ей можно оплачивать покупки в магазинах, интернете и снимать наличные в банкомате. Оплачивайте корпоративной картой только нужды компании, для личных целей ее использовать нельзя.

Сохраняйте все чеки и квитанции, подтверждающие покупки с использованием корпоративной карты: они пригодятся при сдаче авансового отчета. Для отчетности о покупках в интернете достаточно выписки из банка и письменной объяснительной от сотрудника.

Что можно оплачивать корпоративной картой

1. Расходы, связанные с основной деятельностью организации:
   • закупка товара, расчеты с поставщиками;
   • оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;
2. Командировочные и представительские расходы:
   • оплата счета в ресторане;
   • покупка билетов;
   • оплата проживания в гостинице;
   • аренда автомобиля;
   • суточные сотрудникам;
   • оплата услуг переводчика;
3. Хозяйственные и накладные расходы:
   • покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
   • покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
   • оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
   • прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;
4. Транспортные расходы:
   • оплата бензина;
   • расходы на обслуживание служебного транспорта.

Какие документы нужно собирать?

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.

В документах должны быть реквизиты:

– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;

– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;

– весь перечень и количество услуг или товаров;

– сумма оплаты;

– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.

После трат за границей расходы придётся подтвердить дополнительно инвойсами, слипами или квитанциями банкоматов. Бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.

Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Учет расходов по корпоративной карте: что можно и нужно оплачивать

Для того, чтобы иметь возможность правильно учесть расходы по карте для снижения налоговой базы, они должны быть совершены в интересах бизнеса и в рамках его деятельности.

Так что учет расходов по корпоративным картам имеет свои особенности. Покупать все подряд нельзя – покупки, которые объективно не вписываются в сферу деятельности компании или не отвечают ее интересам, налоговая не будет засчитывать.

Например, ателье может закупать ткань, и это логично, но покупку, например, еды, обосновать с точки зрения выгоды для бизнеса будет труднее, хотя шанс все равно есть – может быть закупка проходила в рамках подготовки к переговорам с партнерами. Но тут придется потрудиться.

При этом есть ряд статей затрат, которые обосновать будет очень легко. Оплата корпоративной картой стандартных вещей, вроде офисной мебели, канцтоваров и, конечно, командировок. Деловые поездки очевидным образом развивают бизнес, так что здесь не будет проблем. Поэтому очень удобно использовать корпоративные карты для оплаты бронирований на сервисах вроде OneTwoTrip Business – это позволяет серьезно ускорить процесс организации командировки.

Что важно: использовать корпоративную карточку можно и за границей. В этом случае банк сам пересчитает средства по внутреннему курсу в рублях. В российской валюте будет отражаться и все расчеты, в том числе по зарубежным операциям.

Особенности использования

Порядок использования корпоративных карт должен быть утвержден руководством компании. Поэтому рекомендуется создать положение о порядке использование корпоративных карт. Данные положения должны содержать несколько сведений:

• список разрешенных операций по пластиковой карте;
• лимит на ежемесячные расходы для каждого отдельного сотрудника, в зависимости от его должностных обязанностей;
• сроки, в течение которых сотрудник использует платежный инструмент;
• порядок и сроки предоставления отчета за расходные операции;
• список документов, которые сотрудник обязан предоставить в качестве отчета за расходы;
• предоставление расписки о защите данных доступа карточному счету (сохранение ПИН-кода в тайне);
• ответственность за нарушение правил положения.

Приведем пример, при открытии карточного счета на предприятии представитель правления должен издать приказ, на основании которого определенный перечень должностных лиц будет пользоваться платежной картой по долгу службы. С данным приказом должны ознакомиться сотрудники компании, которые, в свою очередь, должны подать на имя руководства заявление на выдачу пластиковые карты для осуществления тех или иных расходов. Кроме того, бухгалтер должен вести журнал, в котором будет вести учет по приему и выдачи платежных карт тем или иным сотрудникам с указанием суммы расходов и назначением платежей.

Журнал приема и выдачи корпоративных банковских карт

 Закрытое акционерное общество "Сладости Востока" ------------------------------------------------------------------------- Журнал приема и выдачи корпоративных банковских картДата начала ведения журнала: 9 января 2014 г.Дата окончания ведения журнала:

N п/п

Ф.И.О.

Основания выдачи карты

Должность

N банковской корпоративной карты

Лимит

Овердрафт

Дата выдачи

Цель выдачи

Срок

Карту получил (подпись подотчетного лица)

Карту выдал (подпись бухгалтера)

Дата возврата

Карту получил (подпись бухгалтера)

10

11

12

13

14

Ватрушкин П.А.

Заявление от 21.03.2014, приказ от 21.03.2014 N 23-к

Аудитор

4 561 231 500 326 000

100 000 руб.

21.03.2014

Командировочные расходы

14 календ. дн.

Ватрушкин

Булочкина

04.04.2014

Булочкина

Безменов С.О.

Заявление от 20.03.2014

Главный инженер

4 562 325 100 031 250

150 000 руб.

25.03.2014

Хозяйственные расходы

3 раб. дн.

Безменов

Булочкина

27.03.2014

Булочкина

Королев А.А.

Заявление от 26.03.2014, приказ от 27.03.2014 N 45

Начальник департамента снабжения

4 589 300 100 096 750

150 000 руб.

28.02.2014

Хозяйственные расходы

До 31.12.2014

Королев

Булочкина

Грачева Н.С.

Заявление от 31.03.2014

Менеджер

4 875 000 225 462 540

50 000 руб.

01.04.2014

Хозяйственные расходы

5 раб. дн.

Грачева

Булочкина

07.04.2014

Булочкина

Смирнов Т.Л.

Заявление от 31.03.2014, приказ от 01.04.2014 N 45

Коммерческий директор

4 235 850 020 011 250

150 000 руб.

150 000 руб.

02.04.2014

Представительские и командировочные расходы

Бессрочно

Смирнов

Булочкина

Корпоративная карта — достаточно удобный инструмент, упрощающий расчеты и операции с наличными. Но при его использовании необходимо быть внимательным. Неправильное или несвоевременное подтверждение целевого использования денег может привести к санкциям вплоть до блокировки счета. Поэтому всегда сохраняйте документы, которые могут подтвердить цель платежа или снятия денег, и своевременно готовьте авансовые отчеты.

Перед оформлением корпоративной карты изучите ее подробные условия и тарифы в выбранном вами банке. Разные организации могут устанавливать свои ограничения для их использования и отдельные правила проведение расчетов. Учитывайте эти правила, чтобы избежать разногласий при оплате картой и дополнительных претензий со стороны контролирующих органов.

Корпоративная карта выпускается с привязкой к расчетному счету в банке. Ее использование от карты физического лица отличается следующими нюансами:

• Карта выпускается к действующему или отдельному расчетному счету
• Карта может быть дебетовой, кредитной или дебетовой с овердрафтом
• Картой можно оплачивать расходы бизнеса, с помощью нее можно вносить выручку и снимать наличные
• Все операции по карте должны быть подтверждены документально и отражены в авансовом отчете
• Оплачивать личные расходы корпоративной карты свободно имеют право ИП на УСН 6%

Как оформить корпоративную карту?

Выпускает корпоративную карту банк, где у клиента есть расчетный счет или где клиент планирует его открыть под карту. Порядок оформления корпоративных карт зафиксирован в Положении ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием».

Чтобы получить карту, будущий держатель пишет заявление и прилагает к нему определенный перечень документов, который банк устанавливает самостоятельно.

К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Пользователями могут быть директор, бухгалтер, секретарь, а также работники, которые регулярно ездят в командировки. Чтобы сотрудники не тратили лишнего, на корпоративных картах устанавливают лимит на снятие и расходование средств. Определяет его размер либо банк, либо владелец расчетного счета.

Корпоративные карты бывают:

Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды

Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:

Деньги под отчет используются для нужд компании, которые по каким-либо причинам неудобно оплатить по безналу: покупка офисной канцелярии, картриджей для принтера, бензина, билетов в театр для партнеров компании, командировочные расходы и т. д.

Чтобы выдавать наличные под отчет, в организации должны быть касса и кассир.

Деньги выдают конкретному сотруднику на определенные нужды. Для этого сотрудник пишет заявление, бухгалтер выдает расходный ордер и запрашивает деньги в кассе организации.

Когда сотрудник потратит выданные деньги, он должен отчитаться — представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты и т. д.

Чековая книжка подходит для индивидуальных предпринимателей и организаций, в которых не установлена касса. С помощью чековой книжки можно выписать сумму для работника, которую выдадут с расчетного счета в кассе банка.

Корпоративная карта позволяет выдавать деньги сотрудникам без документов и кассы. Выдайте сотруднику карту, переведите на нее деньги с расчетного счета компании — и все.

Особенности Бизнес карты Сбербанка для ООО и ИП

Карта Сбербанка для ООО и индивидуальных предпринимателей выпускается к расчетному счету компании и предполагает наличие специального пакета услуг для бизнеса.

Понять, что такое корпоративная карта и для чего она нужна, поможет список ее особенностей:

• это дебетовый платежный инструмент, но возможно открытие кредитного счета, который будет выполнять функции корпоративного, с привязкой к нему бизнес-карты;
• доступно оформление большого количества «пластика» для одной компании;
• пользоваться данным продуктом могут любые сотрудники организации, имеющие соответствующие полномочия;
• каждая транзакция по карте должна быть подтверждена документально;
• при выпуске данного платежного инструмента на него наносится информация о компании и сведения о ее владельце;
• через интернет-банкинг можно управлять картой (например, заказать ее выпуск/перевыпуск, установить лимиты, изменить данные клиента и пр.);
• можно подключить один из шести вариантов пакетов услуг (от бесплатного, с минимальным количеством опций, до максимального, самого дорогого);
• предельный срок использования карточки – три года, далее потребуется замена старого «пластика» на новый;
• к платежному инструменту доступно подключение смс-информирования;
• пластиковый банковский продукт имеет защитный электронный чип;
• подключена бесконтактная технология оплаты PayPass;
• работает программа страхования бизнес-карты;
• присутствует защита транзакций в Сети при помощи пароля.

Функции корпоративного продукта от Сбербанка для бизнеса:

• безналичный расчет по хозяйственным и другим расходам фирмы в любой стране мира;
• погашение издержек сотрудников компании, связанных с командировками и представительскими затратами, без применения наличных денег;
• оплата расходов через банкоматы в России и за рубежом;
• перечисление денежных средств другим работникам предприятия;
• принятие валюты от отправителей как за границей, так и на родине.

Процедура блокировки/разблокировки корпоративного «пластика» осуществляется на основании заявки на сдачу данного платежного инструмента (изменение его статуса).

Клиент банка может приостановить действие карты в случае ее:

• потери;
• кражи;
• возврата банку.

Ключевые этапы процесса формирования/отправки заявки на изменение статуса бизнес-карты:

1. Открыть официальный сайт финансово-кредитной организации.
2. Перейти в раздел «Малому бизнесу и ИП» и зайти в Личный кабинет, нажав на пункт «Сбербанк Бизнес Онлайн». Здесь нужно ввести персональные данные для входа в сервис.
3. В разделе «Услуги» нажать на «Корпоративные карты», далее «Управление бизнес-картами», а потом на пункт «Блокировка корпоративных карт». В результате появится информация о заявлениях по данному типу операций.
4. В форме перечня обращений на блокировку нужно создать заявку. Для этого можно сформировать новый документ или сделать копию ранее подаваемого.
5. Подписать готовое к отправке заявление. Для этого нужно нажать по кнопке, на которой изображена ручка.
6. Отправить обращение на блокировку «пластика» в банк. Для этого требуется выбрать нужный документ в списке и «кликнуть» по кнопке «письмо».

В результате выполнения указанных действий заявление на блокировку корпоративной карты будет сформировано и отправлено в банк на обработку. Через несколько дней можно зайти в Личный кабинет, во вкладку «Информация из банка» и узнать статус документа.

Для построения нового обращения потребуется выполнить следующие действия:

1. На странице с перечнем заявлений на перемену статуса бизнес-карты «кликнуть» по кнопке «плюс».
2. В окне «Блокировка корпоративных карт» заполнить поля с белым и серым фоном.
3. В справочнике подразделений выбрать нужное.
4. В поле «Операция» выбрать действие, ведущее к смене статуса «пластика» (заблокировать или разблокировать). Если необходимо заблокировать карту, нужно заполнить поле «Причина» (доступны варианты: «карта потеряна», «карта украдена», «действие карты приостановлено», «карта сдана/уничтожена»).
5. Указать бизнес-карту, которую следует заблокировать/сдать. Для этого «кликнуть» по кнопке вызова их перечня и выделить нужную. В открывшейся форме автоматически заполнится поле «Вид карты».
6. В блок «Комментарий» вписать своими словами причину приостановки действия платежного инструмента.
7. Прежде чем отправить заявление, необходимо проверить его содержимое.

После сохранения документа система произведет проверку правильности введенных данных и наличия ограничений на перемену состояния карточки. Если у «пластика» будет обнаружен статус «Мошенничество» или «Счет закрыт», то его нельзя заблокировать.

Корпоративные карты: плюсы и минусы использования

Сначала о плюсах:

1. Проще контролировать расходы сотрудников благодаря лимиту по карте и смс-отчетам.
2. Быстрее оформлять и выдавать подотчетные суммы.
3. Не нужно снимать наличные на хозяйственные расходы — отсутствуют расходы на инкассацию и хранение налички.
4. Можно оплачивать товары на сумму свыше 100 000 руб. — расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам.
5. Возможно оплачивать покупки через интернет.
6. Можно оперативно вносить наличные денежные средства на счет через банкоматы.
7. Можно получать наличные в любое время в банкомате — деньги на счете доступны круглосуточно.
8. Не нужно покупать валюту для заграничных командировок — деньги автоматически будут списаны в валюте той страны, в которой находится держатель карты.
9. Можно быстро заблокировать карту и сохранить деньги, если она утеряна или украдена.
10. В зависимости от типа карты клиент получит от банка скидки на обслуживание счета и бонусы за пользование картой. Самые популярные «подарки» — это кешбэк, овердрафт, процент на остаток на счете.

Минусов не так много, но они есть:

1. Расходы за границей придется подтвердить дополнительными документами, например инвойсами, слипами или квитанциями банкоматов.
2. Регулярное снятие наличных привлечет внимание банка. Для мониторинга операций по обналичиванию Центробанк РФ выпустил Методические рекомендации (утв. Банком России 21.07.2017 № 19-МР). В документе 10 признаков, которые заставят банк насторожиться.
3. При проверке ФНС обратит внимание на расходы по корпоративной карте и их документальное подтверждение. Если по ним возникнут вопросы, то доначислит налоги, пени и штрафы.

Подведем итоги. Плюсов у карты значительно больше, чем минусов. Если соблюдать все правила пользования, то корпоративная карта — достаточно удобный платежный инструмент. Большую часть финансовых операций выполняет банк, а вы можете сконцентрироваться на развитии своего бизнеса.

Какие документы нужно предоставить для обоснования расходов по корпоративной карте

Вы можете прийти в любой из магазинов и произвести оплату бизнес-картой. Деньги спишутся со счета, а вы заберете товар. Главное, не забыть при этом попросить у продавца все необходимые документы.

В магазине вы можете получить:

• товарную накладную;
• счет-фактуру;
• кассовый или товарный чек;
• акт об оказании услуг;
• приходный кассовый ордер.

Если вы сотрудничаете с поставщиков и заключили договор, он также может служить закрывающим документом.

Он должен содержать все обязательные реквизиты, которыми являются:

• наименование самого документа;
• номер документа;
• порядковые номера товарных позиций;
• дата (должна совпадать с датой совершения операции);
• наименование поставщика (должна быть указана организационно-правовая форма и наименование);
  ИНН поставщика;
• перечень предоставленных услуг либо проданных товаров (по наименованию, количеству, стоимости за каждую единицу товара);
• расшифровку подписи продавца либо менеджера (в обязательном порядке должна быть указана должность, ФИО, подпись ответственного лица, отпустившего товар и принявшего оплату);
• печать организации при ее наличии.

Если эти документы будут отсутствовать, то денежные средства, которые были списаны по корпоративной карте (независимо от цели), будут облагаться налогами. Если расход экономически обоснован, вы можете спокойно проводить операции.

В случае отсутствия документов в течение месяца на последнее число этого месяца бухгалтер должен начислить налоги. То есть на сумму произведенных расходов можно начислить 13% НДФЛ и 31% страховых взносов за сотрудников, за которыми числятся расходы.

Если документы предоставлены позже, налоги можно пересчитать. Сумма страховых взносов и НДФЛ, которые перечислены в бюджет, уйдет из учета, а физически перечисленные деньги останутся в качестве предоплаты, либо вы сможете в дальнейшем вернуть их себе на расчетный счет. Это нужно для соблюдения хронологии учета. При проверке инспекторы отследят этот недочет.

Кредитные корпоративные карты

Юрлицо вправе оформить как дебетовую, так и кредитную корпоративную карту. Во втором случае предполагается, что банк готов дать в долг предприятию некую сумму. Лимит заемных средств задается индивидуально согласно условиям договора между финансово-кредитным учреждением и юрлицом. Обычно сумму определяют исходя из финансовых возможностей юрлица.

Банки предоставляют кредитки только постоянным партнерам, то есть тем предприятиям, чью хозяйственную деятельность кредитор мог отслеживать на протяжении некоторого времени (6-12 месяцев). Важным условием является наличие у заемщика положительной кредитной истории.

Средства со счета такой карточки нельзя использовать для:

• выдачи заработка;
• расчета с персоналом по пособиям и компенсациям;
• покупок в личных целях пользователя.

Ограничение на объемы доступных сотрудникам средств в пределах, не превышающих определенные банком, предприятие устанавливает самостоятельно.

Кредитки оформляют на имя конкретного сотрудника. Банку предоставляются такие документы пользователя:

• его паспорт;
• доверенность от юрлица;
• заявление на выдачу кредитной бизнес-карты.

Похожие записи:

• Как правильно составить договор дарения между супругами? Советы юриста
• Порядок получения и правила оформления медкнижки в 2023 году
• Как оплатить госпошлину на получение прав